Gesundheitsamt Emsland

Gesundheitsamt Emsland

Dank SORMAS konnten wir die Aufgaben eines kompletten Teams digitalisieren – und so Kapazitäten für das Kontakt-Tracing gewinnen

Wer zu einer Sars-CoV-2 positiv getesteten Person Kontakt hatte und in Quarantäne muss, sollte das möglichst schnell erfahren. Im niedersächsischen Landkreis Emsland werden die Betroffenen einerseits persönlich am Telefon informiert, andererseits erhalten sie einen entsprechenden Bescheid – und der wird inzwischen digital als PDF erstellt und via e-Post-Verfahren verschickt. „Im Idealfall liegt er bereits am Tag nach Erkennen der COVID-19 Erkrankung – also des Index-Falles – bei allen gefährdeten Kontaktpersonen im Briefkasten”, sagt Inga Abeln, Leiterin der Abteilung Infektionsschutz am Gesundheitsamt Emsland. Sie hat die entsprechende Erweiterung von SORMAS um diese Funktion mit vorangetrieben. Das Gesundheitsamt Emsland profitierte so als eines der ersten Gesundheitsämter in Deutschland unmittelbar von der Arbeitserleichterung. „Wir konnten so ein komplettes Team einsparen, das sich um das Erstellen und Versenden dieser Bescheide gekümmert hat”, erzählt sie hörbar begeistert. Denn das Personal kann jetzt an anderen Stellen neue Aufgaben übernehmen.

Digitale Kontaktkarten statt Papierbögen

Seit der Einführung von SORMAS am Gesundheitsamt Emsland im Mai 2020 pflegen die inzwischen rund 80 bis 90 Mitarbeiter, die sich vor allem um die Kontaktverfolgung bei Corona-Patienten kümmern, die Daten der Kontaktpersonen direkt in die Pandemie-Software ein. So können sie schnell und auf einen Blick erkennen, welche Angaben womöglich noch fehlen. Statt eines Hefters und einzelner Papierbögen für jede Kontaktperson gibt es jetzt digitale Kontaktkarten. „Unsere Dateneingabe ist seither viel sauberer”, konstatiert Abeln. Die Rückmeldung gibt es direkt – und nicht von den Kollegen per Hauspost. „Das hat unsere Arbeit deutlich effizienter gemacht und spart wertvolle Zeit.”

Vorteile sind sofort erkennbar und rechtfertigen Mehraufwand

Der Zeitgewinn ist einer der großen Vorteile von SORMAS. „Deshalb kann ich auch allen anderen Gesundheitsämtern raten, schnell auf die Software umzusteigen – selbst in der Hochphase der zweiten Welle”, sagt Abeln. „Die Vorteile am Tag danach rechtfertigen den Mehraufwand am Tag der Einführung.” Sie selbst hatte sich schon in einer frühen Phase der Pandemie auf die Suche nach einer praktikableren Lösung zum Kontakt-Tracing gemacht: „Sie sollte besser sein als Excel und Papier.” Da Abeln technikaffin ist und der Digitalisierung positiv gegenüber steht, stieß sie relativ schnell auf SORMAS, das bereits im Frühjahr 2020 vom niedersächsischen Landesgesundheitsamt gefördert und bezuschusst wurde.

Enger Austausch mit IT hat die Umstellung erleichtert

Auch der zuständige IT-Leiter hatte die Software bereits entdeckt und favorisiert. Er hatte den Handlungsbedarf ebenfalls erkannt. „Dann haben wir das gemeinsam durchgezogen”, erzählt Abeln. Von der Entscheidung bis zur Umsetzung dauerte es 14 Tage. „Wir waren uns da rasch einig und haben auch Unterstützung von unserer internen Abteilung für Arbeitsabläufe und Organisation bekommen.” So lief die Einführung von SORMAS Hand in Hand, unterstützt vom HZI. Abeln und ihr Kollege aus der IT ließen sich schulen und testeten das System, dann trugen sie die Informationen weiter ins Team.

Schulung läuft reibungslos dank intuitiver Software

„Die damals 40 Mitarbeiter an dem System habe ich selbst geschult und war in den ersten Tagen ständiger Ansprechpartner”, erzählt Abeln. Dieser Einsatz hat sich rückblickend sehr gelohnt: „Da SORMAS recht intuitiv funktioniert, waren wir alle schnell eingearbeitet.” Sogar Mitarbeiter, die bislang nicht am Computer gearbeitet  hatten, wussten nach etwa einer Woche, wie das System funktioniert – und haben die unmittelbaren Vorteile rasch erkannt. „Wir wüssten nicht, wie wir die hohen Fallzahlen sonst in den Griff bekommen hätten”, sagt Abeln. Neue Mitarbeiter werden heute direkt von ihren Kollegen im jeweiligen Prozess nach einem standardisierten Vorgehen eingearbeitet.

Datenimport und Prozesse im Vorfeld klären

Wer sich für eine Umstellung auf SORMAS entscheidet, sollte sich zuvor überlegen, ob er den alten Datenbestand importieren möchte und wie die Prozesse individuell aussehen. Denn die unterscheiden sich laut Abeln von Gesundheitsamt zu Gesundheitsamt. Dazu zählen Fragen wie: Wie bearbeiten wir einen Fall? Welches Arbeitspaket nutzt welche Infos aus SORMAS? „Wenn das gut festgelegt ist, sollte die Umstellung reibungslos funktionieren”, sagt Abeln. SORMAS ist so flexibel, dass es individuell angepasst und genutzt werden kann. „Und dann braucht es nur noch den Mut, tatsächlich umzustellen”, sagt Abeln.

Effizientere und schnellere Fallbearbeitung

Sie selbst ist diesen Schritt schon gegangen – und hat unmittelbar profitiert. Das Einsparen von Schnittstellen und Dateneingaben hat sich ihrer Überzeugung nach bereits bezahlt gemacht: „Seitdem wir SORMAS eingeführt haben, bearbeiten wir unsere Fälle deutlich effizienter und schneller.” Ideen für Verbesserungen werden weiterhin aus dem Emsland kommen, zum Beispiel ließe sich die Dokumentation von Ausbrüchen laut Abeln noch optimieren. Wie sie aus dem regelmäßigen Austausch mit dem HZI weiß, sind viele weitere Schnittstellen bereits in Planung, so dass Doppeleingaben von Daten bald nicht mehr nötig sein werden.

Wann wurde SORMAS eingeführt?

Im Mai 2020

Wie viele Mitarbeiter am Gesundheitsamt nutzen SORMAS?

80 bis 90 Personen sind in SORMAS geschult.

Wie viele Einwohner hat der Landkreis Emsland?

Ca. 327.000 Personen