Ohne SORMAS wären wir nicht in der Lage, zeitnah alle Kontakte nachzuverfolgen
„Wenn wir SORMAS nicht eingeführt hätten, würden wir heute noch mit unserer Access Datenbank arbeiten und die hohen Corona-Fallzahlen zurzeit nicht mehr vernünftig bearbeiten können.“ Das ist das Fazit von Johannes Schmidt, externer IT-Berater beim Landratsamt Reutlingen, zur Einführung der neuen Software zum Kontaktpersonen-Management im Kreisgesundheitsamt Reutlingen.
Seit August 2020 nutzt die Behörde das Angebot des HZI zum sogenannten Kontakt-Tracing in der Corona-Pandemie. Mit großem Einsatz arbeiten die Mitarbeiter in Reutlingen daran, das lokale Pandemiegeschehen zu verfolgen und einzudämmen. Fast 300.000 Menschen leben im Landkreis. Eine Sisyphos-Aufgabe, vor der Etablierung von SORMAS. Jetzt, mit der neuen Software, können die Mitarbeiter alle Prozesse und Arbeitsabläufe für die Pandemieverwaltung in einem Tool erledigen und haben so einen besseren Überblick über die aktuelle Verbreitung von SarsCoV-2. „Seitdem wir SORMAS eingeführt haben sind wir in der Lage – trotz deutlich gestiegener Fallzahlen – alle Aufgaben zeitnah zu erledigen“, berichtet Schmidt.
Gute Vorbereitung erleichtert die Umstellung
Deshalb rät Schmidt auch seinen Kollegen aus anderen Gesundheitsämtern, möglichst schnell umzusteigen. Aus seiner Sicht erleichtert die extra an die Pandemie angepasste Software nicht nur die Arbeit jedes einzelnen Gesundheitsamts, sondern wird sogar „umso effektiver, je mehr Gesundheitsämter es nutzen“. Man müsse sich allerdings vorab Gedanken über die Arbeitsabläufe machen, damit sie auch in das System passen. Hilfreich sei, so Schmidt, einen möglichst detaillierten Import der bestehenden Daten vorzubereiten und Arbeitsabläufe und Prozesse vorab zu überarbeiten und anzupassen. Etwa einen Monat vor dem Umstieg auf SORMAS haben die Mitarbeiter angefangen, den Export vorzubereiten. Alle Prozesse wurden angepasst und ein Handbuch für den Umgang mit der Software erstellt. Der Import und die Aufbereitung aller Daten aus der Access Datenbank haben dann nur noch eine Nacht gedauert.
Diese Vorbereitung habe die Integration von SORMAS in den Arbeitsalltag deutlich erleichtert, erklärt Schmidt: „Ich kann nur dazu raten, Kontakt mit anderen Gesundheitsämtern aufzunehmen, welche die Software bereits nutzen, um von deren Erfahrungen zu profitieren.“
In Reutlingen lagen lediglich sechs Wochen zwischen der Entscheidung pro SORMAS und der tatsächlichen Implementierung. In dieser Phase erhielten die Mitarbeiter in Reutlingen Online-Schulungen vom HZI, eine separate Schulung gab es speziell für die Administratoren. Mittlerweile schult das Kreisgesundheitsamt Reutlingen neue Mitarbeiter im Sachgebiet Pandemie selbst und kann diese laut Schmidt so direkt auf die hausinternen Arbeitsabläufe vorbereiten: „Ein neuer Mitarbeiter kann jetzt nach einer einstündigen SORMAS-Schulung und einer Einführung in die Abläufe relativ unproblematisch einsteigen“, sagt Schmidt.
Anfängliche Skepsis wurde schnell ausgeräumt
Natürlich gab es – wie bei jeder Softwareumstellung – in den ersten Wochen viele Skeptiker. Zumal das Programm viel mehr Möglichkeiten bietet, die Daten einzutragen. Doch schnell war den meisten Mitarbeitern klar, dass dieser scheinbare Mehraufwand an anderer Stelle die Arbeit deutlich erleichtert. Insgesamt seien die Mitarbeiter nach den ersten Monaten sehr zufrieden mit dem Programm. Kleinere Probleme würden schnell vom „HZI gelöst, das sehr hilfsbereit ist und Änderungswünsche prompt erledigt“. Auch für die Umstellung auf SORMAS eXchange, die aktuellste Version der Software mit Fokus auf Schnittstellen und Konnektivität, erhält die Behörde technischen Support. So können die Mitarbeiter sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und mit SORMAS dabei helfen, den Überblick über das Pandemiegeschehen zu behalten.
