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SORMAS Funktionen: Löschkonzept

Das Löschkonzept beinhaltet vorgefertigte Löschfristen für alle Standard-Entitäten. Diese Löschfristen sind alle amtsspezifisch anpassbar. Das Löschkonzept für SORMAS wurde in vier Subkonzepte unterteilt:

Automatisches „softes“ Löschen

In einem ersten Schritt werden Konfigurationen geschaffen, um das automatische softe Löschen zu ermöglichen. Diese Konfigurationen können für die Kern-Entitäten Fall, Kontakt, Ereignis, Ereignisteilnehmer und Einreisen amtsspezifisch eingestellt werden. Als Berechnungsgrundlage kann das Erstellungsdatum, das Eingangsdatum oder auch das Datum der letzten Änderung der Entität herangezogen werden. Unter dem allgemeinen Kommentarfeld wird das errechnete Datum der Löschung für diese Entität angegeben werden. Wenn die Löschfrist erreicht ist, oder über einen definierten Zeitraum keine Bearbeitung erfolgte, wird die Entität zunächst archiviert. Archivierte Entitäten können nur noch von bestimmten Nutzerrollen bearbeitet werden. Alle anderen Nutzer haben nur noch Ansichts- bzw. Leserechte. Nachdem die Archivierungsfrist dann abläuft, wird die Entität final gelöscht.

Endgültiges/ hartes Löschen von Entitäten

In einem nächsten Schritt wird die Möglichkeit des endgültigen Löschens für Einreisen ergänzt. Zusätzlich wird die Löschung der Datenhistorie für endgültig gelöschte Entitäten hinzugefügt. Für die Admins wird es die Möglichkeit eines kurzzeitigen (Zeitraum konfigurierbar) Backups der endgültig zu löschenden Daten geben.

Feld-basiertes Löschen

In einem letzten Schritt wird die feldbasierte Löschung eingeführt. Durch einen csv-Import des Datenbeschreibungsverzeichnisses inklusive feldbasierter Löschfristen kann dann eine entitätsspezifische Löschung von Datenfeldern angestoßen werden. Dieser Import kann zuvor amtsspezifisch durch den Datenschutzbeauftragten angepasst und durchgeführt werden und jederzeit ist eine Aktualisierung des hinterlegten Löschvorganges möglich. So ist z.B. für Einreisen eine feldbasierte Löschung nach 14 Tagen möglich und für Fälle nach 10 Jahren. Auch die feldbasierte Löschung beinhaltet die Löschung der Datenhistorie der betroffenen Felder.

Automatische Archivierung.

Bisher umfasste die automatische Archivierung (standardmäßig nach 90 Tagen) in SORMAS Fälle und Ereignisse und war bei den Server Eigenschaften hinterlegt. Das neue Konzept sieht vor, die automatische Archivierung als Server Konfiguration einzuführen und auf alle Kernentitäten in SORMAS auszuweiten (also auch für Kontakte, Ereignisteilnehmer und Einreisen). Zusätzlich wird auch die manuelle Archivierung für diese Kernentitäten zur Verfügung gestellt.

 

Hinweis: Alle in SORMAS vor eingestellten Löschfristen entsprechen den Vorgaben vom Bundes- und den Landesbeauftragten für Datenschutz. Die Umsetzung des Löschkonzeptes ist schrittweise für das zweite Quartal 2022 geplant.