You are currently viewing Information zur E-Mail zum Löschkonzept vom 22.11.22

Information zur E-Mail zum Löschkonzept vom 22.11.22

Liebe Gesundheitsämter,

die Löschung der SORMAS-Instanz zum Projektende inklusive aller enthaltenen Daten erfolgt unter Einhaltung einer Vorhaltefrist automatisch. Hierfür müssen Sie keine der gestern verschickten Dokumente lesen, noch sonstige Anstrengungen vornehmen.

Die E-Mail, die Sie gestern erhielten, bezieht sich allerdings nicht auf die Löschung der Daten am Abschluss des Projekts, sondern auf automatisierte Löschprozesse in der Anwendung von SORMAS. Dies ermöglicht Ämtern, die SORMAS produktiv nutzen oder genutzt haben (für alle anderen Ämter sind die Inhalte der gestrigen Mail nicht relevant) und Daten auf dem Server hinterlegen oder hinterlegt haben, eine Löschung nicht mehr vorzuhaltender Daten nach Verstreichen der Aufbewahrungsfrist durch automatisierte Prozesse durchzuführen. Dies betrifft Ämter, die SORMAS bisher genutzt haben und die Anwendung entweder in 2023 weiterführen, eine Archivinstanz beibehalten oder die Datenübergabe von Produktivdaten am Ende des Projekts in Anspruch nehmen (hier können nur die bis zur Datenübergabe abgelaufenen Löschfristen beachtet werden).

Um Unsicherheiten auszuräumen, hier noch eine Erklärung der einzelnen Anlagen der gestrigen Mail und der Deadline:

  • A1 ist das Löschkonzept des SORMAS Datenschutz-Teams, welches den rechtlichen Hintergrund und die Abläufe für das Löschen beschreibt.
  • A2 ist das Technische Umsetzungskonzept, in welchem erarbeitet wurde, wie das Löschkonzept (A1) in SORMAS technisch umgesetzt werden kann.
  • A3 ist die für die Gesundheitsämter wichtigste Anlage, und beinhaltet die Dokumentation zur Umsetzung des Löschkonzepts in SORMAS, also das Handbuch, in welchem der tatsächliche Umsetzungsstand beschrieben wurde und in welchem alles für die Admins und Datenschutzbeauftragten der Ämter zusammengefasst wurde; die Grundlagen dieser Dokumentation möchten wir Ihnen nicht vorenthalten und haben Ihnen deshalb die A1 und A2 zur Verfügung gestellt.
  • A4 ist eine vorausgefüllte Exceltabelle, in welcher die von uns empfohlenen Löschkonfigurationen, die in A3 ausführlich beschrieben werden, eingetragen sind. Diese dient als Vorlage für die Übermittlung der von den Gesundheitsämtern beauftragten Konfiguration an Netzlink.

Um die projektinternen Abläufe zum Projektabschluss nicht zu gefährden, wurde die Deadline 06.12.2022 gesetzt. Zum jetzigen Zeitpunkt – kurz vor Projektende – ist eine effiziente Vorbereitung und Planung wichtig, sodass Ressourcen für die zum Projektende anfallenden Tätigkeiten geschaffen werden. Ebenfalls möchten wir vermeiden, dass bei der Vorbereitung auf das Update auf Version 1.77 (Rollout voraussichtlich Mitte Dezember), Ressourcen durch eine Welle an eingehenden Löschkonfigurationen gebunden werden. Zudem wurde berichtet, dass ab dem 16.12.2022 die Personaldecke in den Gesundheitsämtern aufgrund der Ferienzeit und damit verbundenen Urlauben dünner wird, weshalb die wichtigsten Tätigkeiten vor dem 16.12.2022 bereits abgeschlossen sein sollten. Ab dem 23.12.2022 wird die Erreichbarkeit des inhaltlichen Supports verkürzt und Ihnen nicht mehr wie gewohnt ganztägig zur Verfügung stehen (der technische Support der Firma Netzlink ist wie gewohnt rund um die Uhr für sie da). Um eine Kollision all dieser und weiterer Vorgänge zu vermeiden, wurde die Deadline gesetzt. Es ist allerdings keine sachbezogene, sondern eine ressourcenbezogene organisatorische Deadline.

Sollten Sie aus zwingenden Gründen diese Frist überschreiten, werden wir einen Weg finden, die Umsetzung Ihres Löschauftrages trotzdem sicherzustellen.

Wir hoffen, wir konnten mit dieser Antwort alle Fragen und Unklarheiten klären. Sollte dies nicht der Fall sein, melden Sie sich gerne erneut im Support unter sormas-covid@helmholtz-hzi.de.