FAQs

Fragen, die bereits besonders häufig über die Hotline gestellt wurden, werden hier erklärt. Aktuell finden Sie hier Antworten zu den Themen:

Wie rufe ich die Anzahl an genesenen Fällen auf?

Die Anzahl an genesenen Fällen können Sie in SORMAS über den Menüpunkt „Fälle“ aufrufen.
Unter diesem Menüpunkt können Sie im Fallverzeichnis den Filter „Verlauf der Erkrankung“ anwenden und dort nach „Erholt“ filtern.

Zusätzlich ist es auch möglich, die erholten bzw. genesenen Fälle über den Menüpunkt „Statistik“ einzusehen. Dort fügen Sie einen Filter hinzu und wählen für diesen das Merkmal „Verlauf der Erkrankungen“ aus und wählen dort das Merkmal „Erholt“.  Über den Button „Erstellen“ können Sie sich die entsprechende Statistiken in unterschiedlichen Formen darstellen lassen.

Wie sehe ich die Anzahl der Fälle in spezifischen Einrichtungen?

Wenn Sie sich im Menüpunkt „Fälle“ befinden, haben Sie die Möglichkeit unter dem Filter „ID, Name, EPID-Nummer, Einrichtung“ nach der jeweiligen gewünschten Einrichtung filtern. Anschließend finden Sie unter dem Filterbereich „Alle“ blau hinterlegt die Anzahl der Fälle in den jeweiligen Institutionen.

Welche neuen Features bietet SORMAS?

SORMAS bietet eine Vielzahl an Funktionen die regelmäßig erweitert werden. Über neue Features informieren wir Sie regelmäßig im Rahmen unserer Updates. (hier klicken).

Was ist der Unterschied zwischen Ende des Follow-up und Quarantäne?

Das Ende des Follow-up ist gleichzusetzen mit dem Quarantäne-Ende. Der einzige Unterschied ist, dass Quarantäne als rechtswirksame Information benötigt wird. Zudem haben Sie durch das neue Update die Möglichkeit zwischen der mündlichen Aussprechung der Quarantäne und dem schriftlichen bescheid zu differenzieren.

Wie filtere ich nach Follow-up Ende?

Unter dem Menüpunkt „Fälle“ wählen sich im Fallverzeichnis über den Button „Mehr Filter Anzeigen“ das gewünschte Enddatum der Quarantäne aus. Alternativ können Sie in den Kategorien des Fallverzeichnisses auf die Kategorie „Ende der Quarantäne“ klicken, um sich das Ende der Quarantäne in chronologischer Reihenfolge anzeigen zu lassen.

Wie gebe ich einen Tod durch eine andere Ursache als COVID-19 an?

Unter dem Menüpunkt „Fall“ öffnen Sie per Doppelklick den Fall den Sie bearbeiten möchten. Unter dem Reiter „Fall“ kann dann der Verlauf der Erkrankung des Falls als „Unbekannt“ klassifiziert werden. Unter dem Reiter „Fallperson“ kann für den aktuellen zustand der Person dann „tot“ ausgewählt werden; unter Todesursache „andere Ursache“ und unter Verantwortliche Krankheit geben Sie die entsprechende Krankheit an.

Was muss ich tun, wenn ich einen Fall versehentlich auf „verstorben“ gesetzt habe?

Die Person wird unter „Fall“ wieder auf erholt o.ä. gesetzt. Zusätzlich muss die Person unter dem Reiter „Fall Person“ auf „lebendig“ gesetzt werden, da sie sonst im Dashboard weiterhin als verstorben angezeigt werden würde und damit die Statistik fälscht.

Was ist ein Signal?

Als „Signal(e)“ werden Informationen oder Hinweise über COVID-19 bezeichnet.
Es gibt unterschiedliche Quellen von Signalen, diese können bspw. durch die Bevölkerung oder Polizei per Telefon, E-Mail oder persönlich gemeldet werden. Sie können jedoch auch per Social Media, Nachrichten, Twitter-Analysen oder Algorithmen aufgedeckt werden.
Zu einem Signal gehören die Person, die es gemeldet hat, das Meldedatum, eine Beschreibung des Signals sowie den/die Fall/Fälle, die mit dem Signal in Verbindung stehen.

Was ist ein Ereignis?

Ein „Ereignis“ ist eine Veranstaltung bzw. Vorkommnis in Zusammenhang mit COVID-19.
Es hat einen Fall und und kann mehrere Kontakte und Teilnehmer haben. Diese können in Fälle konvertiert werden, sofern notwendig.
Zu einem Ereignis gehört das Meldedatum, eine Beschreibung des Ereignisses sowie die Lokalisation.
Wenn in einem Haushalt mehr als eine Person leben, werden für das Kluster alle Ereignisteilnehmer als Kontakte das ersten Falls definiert. Wird ein zweiter oder folgenden Haushaltsmitglieder in Fälle konvertiert sollte SORMAS fragen, ob diese Haushaltsmitglieder ebenfalls Kontakte des ersten Falles sind und ob  die Nachverfolgungszeit auf Basis der Symptome des letzten Falles innerhalb des Haushaltes verlängert werden muss.

Was ist der Unterschied zwischen Ereignis und Signal?

Die Funktion „Signal“ ist primär eine Funktion für den ausländischen Raum. Sie kann verwendet werden, wenn erwartet wird, dass eine Veranstaltung stattfinden wird und es dort vermutlich zu einer Häufung von Fällen und/oder Kontakten kommen wird. Sollte die Veranstaltung o.ä. tatsächlich stattgefunden haben, kann es von „Signal“ auf „Ereignis“ gesetzt werden.
Im deutschen Kontext wird im Grunde ausschließlich die Funktion „Ereignis“ genutzt.

Was ist ein Screening?

Als „Screening“ wird die Probenentnahme und Untersuchung auf COVID-19 bei einer definierten Personengruppe bezeichnet.
Screenings haben Teilnehmer und eine Lokalisation. Die Teilnehmerliste kann im- und/oder exportiert werden. Den Teilnehmenden können zudem Proben und Laborergebnisse zusortiert werden.

Was ist ein Kluster?

Als ein „Kluster“wird das gemeinsame Auftreten von mehr als einem Fall bzw. von mehr Fällen als erwartet bezeichnet, die miteinander in Zusammenhang stehen.
Kluster haben mindestens zwei Fälle, Kontakte und Teilnehmer sowie eine Lokalisation. Es kann sich dabei auch um nosokomiale Kluster handeln. Kontakte und Teilnehmer können in Fälle konvertiert werden.
Kluster werden um einen Fall herum angelegt; es können aber auch neue Fälle zu einem bestehenden Kluster hinzugefügt werden.
Falls sinnvoll, können mehrere „regionale“ Kluster auch zu einem Landes- bzw. Bundesweiten Kluster ausgeweitet werden.

Welche Funktion hat das Archiv und welche Auswirkungen hat es auf die Daten in SORMAS?

Die Archiv-Funktion in SORMAS stellt eine Alternative zur Löschung von Daten dar und sorgt dafür, dass die Listen (und die Android-App) nicht voller nicht mehr relevanter Fälle/Kontakte sind. Nach 90 Tagen werden Fälle/Kontakte automatisch archiviert. Gelöschte Fälle/Kontakte können nicht zurückgeholt werden (anders als archivierte Fälle/Kontakte).

Archivierte Fälle/Kontakte tauchen aber weiterhin sowohl im Dashboard als auch in den Statistiken auf.

Es besteht zudem die Möglichkeit den Archivierungsintervall bei Netzlink individuell anzupassen.

Wie lasse ich mir Infektionsketten darstellen?

Infektionsketten können Sie sich über den großen Button unterhalb der Kontaktkarte anzeigen lassen. Dort steht „Bitte maximieren, um die Infektionsketten der Krankheit zu sehen“. Sie können über das Dropdown-Menü „Nach Klassifikation auswählen“ auswählen, ob Sie gesunde (grün), nicht klassifizierte (grau), klinisch-diagnostizierte (gelb), klinisch-epidemiologisch bestätigt (orange) oder klinisch-labor bestätigt (rot) anzeigen lassen möchten. Um sich alle zusammen anzeigen zu lassen wählen Sie bitte „Nach Klassifikation anzeigen“.
Sie können auch den Zeitraum der Ansicht ändern, ohne die Ansicht verlassen zu müssen. Wählen Sie im oberen Bereich einfach über die Dropdown-Funktion den passenden Zeitraum aus.

Wie generiere ich den GPS Breiten- und Längengrad?

Der GPS Breiten- und Längengrad kann automatisch generiert werden, indem Sie unter dem Menüpunkt „Fälle“ bzw. „Kontakte“ unter dem Reiter Fallperson bei Wohnort die Adresse eingeben und danach auf das tropfenförmige Symbol „Standort“ klicken. Diese Daten werden dann in der Fallstatus- und Kontaktkarte angezeigt.

Kann SORMAS ÖGD auf andere meldepflichtige Krankheiten gemäß IfSG ausgeweitet werden?

Grundsätzlich ist es möglich weitere meldepflichtige Erkrankungen mit Hilfe von SORMAS nachzuvervolgen. International sind die unten stehenden Erkrankungen in SORMAS integriert. Für den deutschen Raum ist SORMAS bisher jedoch nur für die Verwendung im Bezug auf COVID-19 geplant.

Diese Krankheiten bestehen neben Covid19 bereits in SORMAS (nicht im deutschen Raum):
– akute schlaffe Lähmung
– Milzbrand
– Cholera
– Kongenitale Röteln
– Dengue-Fieber
– Ebola
– Medinawurm
– Tollwut
– Influenza (neuer Subtyp)
– Lassa
– Masern
– Affenpocken
– Meningitis (CSM)
– Pest
– Poliomyelitis

Können externe Personen SORMAS nutzen?

Ja. Auch Menschen außerhalb des Gesundheitsamtes, die ein Interesse an den Daten, die SORMAS sammelt, haben, wie Beispielsweise Bürgermeister, können einen Zugang bekommen. Die Rolle ist dann die des Bezirksbeobachters. Dieser kann das Dashboard mit allen Statistiken sehen aber keine persönlichen Daten der Fälle oder Kontakte.
Diese Rolle eignet sich nicht zur Arbeit mit SORMAS sondern ausschließlich dazu die Informationen auf dem Dashboard einzusehen.

Was macht die Rolle „Bezirksbeobachter“?

Der Bezirksbeobachter ist eine Rolle, die ausschließlich zur Einsicht des Dashboards berechtigt ist. Sie kann beispielsweise an Bürgermeister gegeben werden, sodass diese Statistiken einsehen können ohne persönliche Daten von Fällen oder Kontakten einsehen zu können.

Ist eine Mehrfachanmeldung in SORMAS möglich?

Ja. Man kann sich mit einer Rolle in mehreren Fenstern und/oder Taps in SORMAS anmelden und so in mehreren Menüpunkten parallel arbeiten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Kontakt und einer Kontaktperson?

Eine Kontaktperson ist eine Person in SORMAS, die mindestens einen Kontakt zu einem Fall hatte. Die Verknüpfung zum Indexfall ist hierbei optional. Ein Kontakt beschreibt lediglich einen Kontakt, d.h. eine Interaktion mit einem Fall.
Das bedeutet, dass eine Kontaktperson viele Kontakte zu verschiedenen Fällen gehabt haben kann. Demzufolge tauchen diese Kontakte mit der gleichen Kontaktperson auch im Kontaktverzeichnis auf. Hierbei handelt es sich nicht um Duplikate, solange beim Erstellen von mehr als einem Kontakt die selbe Person ausgewählt wurde.

Können Aufgaben automatisch zugeteilt werden?

Ja. Eine Konfiguration von automatisch erzeugter Aufgaben ist möglich und kann von Netzlink in den Datenbankkonfiguration über TASK_GENERATION_CASE_SURVEILLANCE konfiguriert werden. Diese Konfigurationen ist für deutsche Ämter standardmäßig ausgeschaltet, kann auf Wunsch aber eingeschaltet werden.

Kann der Isolationszeitraum vom Gesundheitsamt individuell eingestellt werden?

Ja, die Dauer des Isolationszeitraumes kann individuell eingestellt werden. Beachten Sie dabei jedoch bitte die rechtlichen Vorgaben.

Sie können den Isolationszeitraum für Fälle und Kontakte unterschiedlich einstellen.

Standardmäßig
ist der Isolationszeitraum auf 14 Tage gesetzt. Möchten Sie diesen
anpassen, schreiben Sie bitte eine E-Mail an Netzlink über
support@sormas-oegd.de.

Wie importiere ich Fälle/ Kontakte in SORMAS?

Generell können nur Admins Fälle und Kontakte in SORMAS importieren. Dafür gibt es unter den jeweiligen Menüpunkten den Button „Import“. Klicken Sie auf „Import“ und lesen Sie sich die einzelnen Schritte sorgsam durch. Laden Sie das unter Schritt 3 vorzufindene Template herunter.
Öffnen Sie in Excel die Sormas-Import-CSV Datei (Template). Markieren Sie das ganze Template-Dokument und formatieren Sie die Zeilen in „Text“ um.
Füllen Sie nun das Template entsprechen den Anleitungen (Schritt 1&2) aus.
Dann laden Sie sich Notepad++ herunter. Öffnen Sie die von Ihnen ausgefüllte SOMRAS-Import-CSV Datei in Notepad++. Klicken Sie auf den Reiter „Kodierung“ und dann „konvertiere zu UFT-8“. Überprüfen Sie, ob unten im Notepad++ Programm „UFT-8“ steht. Wenn ja, öffnen Sie den Reiter „Datei“ und speichern Sie die Datei unter „Speichern unter“.
Jetzt können Sie die Datei in SORMAS importieren.

Warum funktioniert mein Import nicht?

Wenn Probleme beim Import (z.B. in Form von Fehlermeldungen) auftauchen liegt das meist daran, dass einzelne Spalten falsch geschrieben wurden. Besonders, da Auswahlkategorien in SORMAS im Import auf Englisch geschrieben werden. Um dieses Problem zu umgehen nutzen Sie bitte immer die Importvorlage von SORMAS. Diese ist unter dem Button „Import“ verfügbar.

Wie lese ich Umlaute richtig in Excel ein?

Umlaute sind korrekt in der CSV-Export Datei, Excel verursacht das Problem beim Einlesen der Datei. Das Problem kann folgendermaßen umgangen werden:

  • Laden Sie die SORMAS-Export-CSV Datei herunter
  • Öffnen Sie Excel mit einem leeren Datenblatt.
  • Über den Reiter „Daten“ öffnen Sie über den Button „Externe Daten abrufen – Aus Text“ die zuvor heruntergeladene Datei.
  • Wählen Sie den Datenursprung „65001 Unicode“ (UFT-8) und klicken Sie auf „Weiter“.
  • Für die Trennzeichen wählen Sie nur „Semikolon“ aus und klicken auf „Weiter“.
  • Speichern Sie die Datei in einem neuen Arbeitsblatt.
Was für Kontakt-Angebote gibt es?

Eine Übersicht unserer Kontaktzeiten und -Angebote finden Sie unter Kontakt. (hier klicken)

Welche Schulungsangebote gibt es?

Eine Übersicht unserer verschiedenen Schulungsformate finden Sie unter Schulungen. (hier klicken)

Wann kann ein Gesundheitsamt die Serviceangebote der Akademie nutzen?

Die Serviceangebote (Schulung, Hotline, Begleitung und Beratung) stehen den Gesundheitsämtern zur Verfügung, deren SORMAS-Instanz bei Netzlink oder dem ITZBund gehostet wird und die einen entsprechenden AV-Vertrag unterschrieben haben. Die Angebote sind speziell auf diese Begebenheiten angepasst und bieten dadurch den größten Mehrwert.

Wie kann ich eine Schulung vereinbaren?

Eine persönliche Terminvereinbarung über den SORMAS-Support ist zu den unter >>Kontakt<< genannten Uhrzeiten über die entsprechend aufgeführten Kanäle möglich.

Außerdem können sich unter >>Schulungen<< jederzeit über das jeweilige Kontaktformular für unsere Schulungstermine & -Kurse registrieren.

Wie kann ich eine Nachschulung vereinbaren?

Bitte vereinbaren Sie Nachschulungen persönlich. Das können Sie über eine der unter >>Kontakt<< genannten Möglichkeiten tun.

Was ist der Unterschied zwischen Schulungen und der Live-Demo?

Die Live-Demo richtet sich besonders an Gesundheitsämter, die an einer Verwendung von SORMAS interessiert sind. Die Schulungen hingegen sind für die Gesundheitsämter, die sich bereits für die Nutzung von SORMAS entschieden haben.

Was und für wen ist der Erfahrungsaustausch?

Der Erfahrungsaustausch findet wöchentlich donnerstags von 9:00 bis 10.00 Uhr statt. Alle Gesundheitsämter die an SORMAS interessiert sind oder es bereits nutzen (auch deren SORMAS-Instanz nicht bei Netzlink gehostet wird) können daran teilnehmen. Der Termin soll Ihnen eine Plattform bieten, um zur Nutzung und Einführung von SORMAS miteinander ins Gespräch zu kommen. Falls sie sich zum Erfahrungsaustausch anmelden oder in den Verteiler dazu aufgenommen werden möchten, schicken Sie bitte eine E-Mail an sormas-covid@helmholtz-hzi.de.

Was kostet der SORMAS-Support?

Support und Schulung neuer Mitarbeiter:innen stehen im Rahmen des BMG-geförderten SORMAS@DEMIS-Projektes bis Ende 2022 kostenfrei zur Verfügung.

Wer ist für den Betrieb von SORMAS verantwortlich?

Der Betrieb von SORMAS erfolgt auf den Hochsicherheitsservern des Informationstechnikzentrums des Bundes (ITZBund) und wird dabei von der Firma Netzlink Informationstechnik GmbH (kurz Netzlink) betreut. Dies beinhaltet auch die Koordination der Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), die Pflege und Sicherstellung des rund um die Uhr (24/7) Betriebs von SORMAS.

Hat SORMAS die Kapazität für alle Gesundheitsämter mit jeweils Hunderten von Nutzer:innen?

In anderen Ländern läuft SORMAS bereits für seit mehreren Jahren unterbrechungsfrei für zahlreiche Krankheiten mit über 750 Gesundheitsämtern und zigtausenden von Nutzer:innen auf nur einer Server-Instanz (Datenbank mit Server). In Deutschland erhält jedes Gesundheitsamt eine separate Instanz, so dass hier noch deutlich weniger eine Kapazitäts- oder Performanzgrenze zu erwarten ist, auch wenn über tausend Nutzer:innen eines Gesundheitsamtes gleichzeitig SORMAS nutzen sollten.

Was ist der Unterschied zwischen dem Betrieb beim ITZBund im Vergleich zum Eigenbetrieb?

Im Rahmen der BMG Förderung erfolgt der Betrieb von SORMAS in der Infrastruktur des ITZBund. Dies schließt folgende Vorteile ein:

  • Hohe Datensicherheit und Qualitätssicherung
  • Zentrale Sicherheitswartung
  • Zentraler Aktivierung der jeweils aktuellsten SORMAS Version
  • Keine Kosten für Betrieb, Service, Hotline und Schulung (BMG hat die Kostenübernahme bis mindestens Ende 2022 zugesichert und für darüber hinaus in Aussicht gestellt)
  • Rund um die Uhr Service (24/7) für den technischen Betrieb
  • Zentrale Datensicherheitsauditierung durch Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

SORMAS ist eine open source Software, deren Nutzung prinzipiell ohne Lizenzgebühr vom Gesundheitsamt in eigenen Infrastrukturen betrieben werden kann. Allerdings erfolgt dies dann in der vollständigen Verantwortung des Gesundheitsamtes und ohne Anspruch auf die oben genannten kostenfreien Betriebs-und Serviceleistungen. Wir empfehlen dringend SORMAS in Deutschland nur im ITZBund-Betrieb einzusetzen.

Werden die SORMAS-Server auch nachts überwacht?

Die Server auf denen die einzelnen SORMAS-Instanzen laufen werden dauerhaft überwacht, also auch nachts. Wird dort ein Fehler entdeckt, wird dieser automatisiert an den Support gemeldet.

Welche Schnittstellen werden über SORMAS-X verfügbar sein?

In SORMAS-X werden die folgenden Schnittstellen konfiguriert:

  • SurvNet
  • Weitere IfSG-Fachanwendungen
  • DEMIS
  • Symptomtagebücher
  • SORMAS zu SORMAS
Wird es weitere Schnittstellen geben?

SORMAS ist ein Open Source System, daher ist damit zu rechnen, dass künftig auch weitere Systeme angebunden und entwickelt werden können, die von Gesundheitsämtern nachgefragt werden. Voraussetzung für die Freischaltung der Schnittstellen ist, dass das Gesundheitsamt das Datenschutzkonzept von SORMAS-X prüft und bei Netzlink die Freischaltung der Schnittstellen explizit genehmigt bzw. anweist.

Gibt es eine Verbindung zwischen SORMAS und der Corona-Warn App der Bundesregierung?

Nein, SORMAS und die Corona-Warn App sind zwei unterschiedliche Anwendungen, die keine Überschneidungen haben.

Die Corona-Warn App ist für individuelle Personen, um Kontakte und Infektionsketten nachvollziehen zu können.

SORMAS hingegen ist eine Anwendung für die Gesundheitsämter in Deutschland, in der sie Kontakte und Fälle nachverfolgen können.

Falls Sie Fragen haben, die hier nicht oder nicht ausreichend erklärt wurden, kontaktieren Sie uns gerne!