FAQs

Fragen, die bereits besonders häufig über die Hotline gestellt wurden, werden hier erklärt. Aktuell finden Sie hier Antworten zu den Themen:

Wie wird bei SORMAS-X in der SORMAS zu SurvNet-Schnittstelle die Externe ID bzw. GUID genutzt?

Generell dient die Externe ID dazu, die eindeutige Verbindung von einem Fall / Person / Ereignis in SORMAS (Feld Externe ID) mit demselben Fall / Person / Ereignis in einem externen System (z.B. SurvNet: Feld GUID) herzustellen.

Detaillierte Informationen bzgl. der Verwendung der Felder Aktenzeichen und Externe ID finden Sie in der Schnittstellendokumentation SORMAS zu SurvNet (PDF-Download).

Werden Todesfälle bei SORMAS-X an SurvNet übermittelt?

Ja, Todesfälle und die dazugehörigen Informationen werden über die Schnittstelle an SurvNet übermittelt.

Wie funktionieren die Symptomtagebücher?

Das digitale Symptomtagebuch zur Quarantäne-Überwachung ermöglicht es Mitarbeiter:innen des Gesundheitsamtes wertvolle Zeit einzusparen, indem sie Personen in häuslicher Absonderung nicht mehr täglich anrufen müssen. Stattdessen erhalten Personen über das digitale Symptomtagebuch mindestens einmal pro Tag eine Erinnerung selbstständig einen kurzen Fragebogen über das Vorliegen von Symptomen auszufüllen. Der Fragebogen ist kompatibel mit den entsprechenden in SORMAS dargestellten und mit dem RKI abgestimmten Feldern. Diese Informationen werden dann automatisch in SORMAS des zuständigen Gesundheitsamtes übertragen.

Durch die Integration eines digitalen Symptomtagebuchs in die SORMAS-Plattform ist die Aktivierung eines Tagebuchs mit nur einem Klick möglich. Das Symptomtagebuch benötigt keine weitere Nutzeroberfläche für die Gesundheitsamt Mitarbeiter:innen und wird rein aus SORMAS heraus angesteuert.

Basierend auf den Daten bereits aktiver Gesundheitsämter erreichen diese im Rahmen der Quarantäne-Überwachungeine Entlastung und Zeitersparnis von fast 70%.

Was ist SORMAS-M?

SORMAS Mobile (SORMAS-M) ist die mobile App von SORMAS.

SORMAS Mobile (SORMAS-M) ist nur auf Android verfügbar. Es ist aus Sicherheitsgründen nicht über den allgemeinen Store herunter zu laden, sondern dazu bestimmt, auf rein für den Dienstgebrauch bestimmten Tablets installiert zu werden. Installation, Konfiguration und Fernpflege sind nicht im Rahmen der BMG-Förderung abgedeckt und müssten separat beauftragt werden. In SORMAS-M stehen für ausgewählte Nutzer:innen-Profile jeweils dieselben Funktionen zur Verfügung wie in der stationären Desktop/Web-Version von SORMAS-X. Im Unterschied zur stationären SORMAS-X Version, kann SORMAS-M auf dem mobilen Endgerät (Tablet) auch offline ohne Netz und Internetverbindung bedient werden. Die Daten werden dann bidirektional synchronisiert sobald eine Internetverbindung besteht. Ein typischer Anwendungsfall wäre die Erhebung von Fall- oder Kontaktpersonen bei einem Ausbruch in einer Einrichtung direkt vor Ort durch Personal des Gesundheitsamtes. SORMAS –M ist Übersee eine seit Jahren viele genutzte Variante.

Kann das Tagebuch in Haushalten mit mehreren Personen genutzt werden?

Mehrere Familienmitglieder können mit derselben E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer für das Symptomtagebuch registriert werden. Hierfür muss lediglich jedes Familienmitglied als eigenständiger Kontakt mit individuellem Vor- und Nachnamen in SORMAS angelegt und in jeder Akte dieselbe Mobilfunknummer oder E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

Können Pflichtfelder individuell konfiguriert werden?

Um eine einheitliche Schnittstelle zur SORMAS-Anwendung im Gesundheitsamt sicherzustellen, ist bis auf Weiteres nicht vorgesehen, Felder im Tagebuch individuell konfigurierbar zu machen.

Kann man im Symptomtagebuch verschiedene Sprachen auswählen?

Die deutsche Sprachversion ist voreingestellt und unmittelbar verfügbar und verknüpft. Bei ausreichendem Bedarf können weitere Sprachen verfügbar gemacht werden.

Können Nutzer:innen weitere Kontaktpersonen im Symptomtagebuch erfassen?

Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es derzeit nicht möglich, Daten zu verschiedenen Personen über ein Nutzer:innen-Konto des Symptomtagebuches zu erfassen.

Wie erfolgt die Auswertung der ausgefüllten Symtomtagebücher?

In SORMAS können die Daten aus den Symptomtagebücher in der Nachverfolgungs-Ansicht eingesehen und ausgewertet werden. Daten, die über das Symptomtagebuch eingegangen sind, sind mit einem Handy-Symbol in SORMAS kenntlich gemacht. Durch das Setzen eines Filters („Symptomtagebuch-Status“) werden in SORMAS nur diejenigen Personen angezeigt, für die ein Symptomtagebuch aktiviert wurde. Farblich kann weiterhin zwischen der Angabe von Symptomen (rot), keinen Symptomen (grün) und dem Versäumen des Ausfüllens (grau) unterschieden werden. Daraufhin können weitere Handlungen seitens des Gesundheitsamtes eingeleitet und ein reibungsloser Prozess der Quarantäne-Überwachung gewährleistet werden.

Weiterführende Informationen Informationen finden Sie in unseren >>Dokumenten<<.

Können individuelle Einstellungne für einzelne Ämter oder Bundesländer getroffen werden?

SORMAS-X wird grundsätzlich für alle Gesundheitsämter in einer gemeinsamen Anwendung bereitgestellt. Individuelle Besonderheiten können entweder im Rahmen der jeweiligen Konfiguration vorgenommen werden oder sie werden allen Gesundheitsämtern zur Verfügung gestellt. Die Entwicklung und Pflege von zusätzlichen Funktionen für spezielle Anforderungen einzelner Bundesländer oder Gesundheitsämter ist grundsätzlich möglich. Da SORMAS open source ist, stehen auch Dritten die Möglichkeit offen zusätzliche Module für und kompatibel mit SORMAS zu erstellen. Dies wird im Rahmen der Bildung einer SORMAS open source community ausdrücklich unterstützt. Ob dies im Rahmen der BMG-Förderung im Rahnen des SORMAS@DEMIS Projektes erfolgt oder ggf. durch Dritte, z.B. einem Bundesland finanziert wird kann, muss im Einzelfall entschieden werden.

Wie viele Gesundheitsämter nutzen SORMAS?

Die Zahl der SORMAS Installationen wächst täglich. Das HZI informiert die Landesbehörden unaufgefordert und regelmäßig über den aktuellen Stand. Alle Gesundheitsämter in Deutschland haben inzwischen ein Infopaket erhalten, das auch die Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) enthält. Sobald die AVV von der für das Gesundheitsamt zeichnungsberechtigten Person unterschrieben vorliegen, erfolgt die Installation von SORMAS in der Regel innerhalb von 48 Stunden.
Die aktuelle Zahl der installierten SORMAS-Instanzen können Sie oben auf der Startseite unserer Website sehen.

Welche Fall-Definitionskategorien verwendet SORMAS?

SORMAS
nutzt mittlerweile die Falldefinitionskategorien des Robert-Koch
Instituts (RKI). Damit wurden die bisher verwendeten Kategorien der WHO
ersetzt, da die Gesundheitsämter die Meldungen an die zuständigen
Landesbehörden gemäß dieser Kategorien durchführen. Dadurch ergeben sich
folgende Änderungen:

Verdachtsfall A (klinisch-diagnostizierte Erkrankung)
Wahrscheinlicher Fall B (klinisch-epidemiologisch bestätigte Erkrankung)
Bestätigter Fall C (klinisch-labordiagnostisch bestätigte Erkrankung)
D (Labordiagnostisch nachgewiesene Erkrankung, nicht erfülltes klinisches Bild)
E (Labordiagnostisch nachgewiesene Erkrankung, unbekanntes klinisches Bild)

Das vollständige Migrationskonzept der Falldefinitionskategorien des RKI ist unter >>Dokumente<< zu finden.

Gibt es Datenschutzkonzepte?

SORMAS-X, DEMIS, SurvNet, andere IfSG-Fachanwendungen sowie das Climedo Syptomtagebuch arbeiten über Schnittstellen zusammen, sind aber als separate Produkte zu betrachten. Das Helmholtz Zentrum für Infektionsforschung verantwortet die Datenschutzkonzepte für SORMAS-X, SORMAS-SB und SORMAS-XL und SORMAS-SB und legt die diesbezüglichen Datenschutzunterlagen in der fortlaufend aktualisierten Fassung dem Bundesbeauftragten für Datenschutz und die Informationsfreiheit (BFDI) und den Datenschutzbeauftragten der Länder zur Prüfung vor.

Das RKI verantwortet die Datenschutzkonzepte von SurvNet und DEMIS. Die Climedo Health GmbH verantwortet das Datenschutzkonzept für das Climedo Symptomtagebuch. Die Datenschutzkonzepte weiterer IfSG –Fachanwendungen liegen in der Zuständigkeit der jeweiligen Anbieter bzw. Hersteller.

Wie funktioniert der Datenaustausch über den SurvNet Webservice?

Beim SurvNet Webservice handelt es sich um einen vom RKI bereitgestellten Transportweg für verschlüsselte Daten zwischen SurvNet Sende- und Empfangsstellen im deutschen Gesundheitswesen. Der Service stellt über ein Public Key Verfahren die Vertraulichkeit der Daten zwischen den zertifizierten Parteien sicher. In der SurvNet Infrastruktur besitzt jede Sende- und Empfangsstelle eine eindeutige Codesite ID, die vom RKI vergeben wird und für die ein Zertifikat beim RKI registriert wird. Im Betrieb bedeutet dies, dass der Sender die verschlüsselten Daten an den SurvNet Webservice überträgt, d.h. die verschlüsselten Daten dort hinterlegt werden. Der Empfänger wiederum fragt am Webservice das Vorhandensein von Daten für seine Codesite ID ab und kann diese anschließend herunterladen und mit Hilfe des eigenen Zertifikates entschlüsseln.

Ist es möglich bei der initialen Inbetriebnahme von SORMAS Benutzer automatisch ins System zu importieren?

Ja, bei der Inbetriebnahme von SORMAS können Benutzer basierend auf csv-Listen ins System importiert werden. In Abstimmung mit dem Betreiber der SORMAS Instanzen, der Firma Netzlink, besteht die Möglichkeit initial bereitgestellte Benutzerlisten direkt in die SORMAS Datenbank zu übernehmen. Das genaue Vorgehen für das jeweilige Gesundheitsamt wird während der Vorbereitung zur Inbetriebnahme mit den Verantwortlichen vor Ort abgestimmt.

Kann SORMAS in Verbindung mit Keycloak verwendet werden?

Ja, es ist möglich die Benutzerauthentifizierung von SORMAS über Keycloak auszuführen. Um die Benutzer mittels Keycloak in SORMAS zu authentifizieren, müssen diese lokal in SORMAS mit den notwendigen Rechten und Eigenschaften hinterlegt sein, d.h. über Keycloak findet ausschließlich die Benutzerauthentifizierung statt. Das genaue Vorgehen für das jeweilige Gesundheitsamt sollte während der Vorbereitungen zur Inbetriebnahme mit den Verantwortlichen vor Ort sowie der Firma Netzlink abgestimmt werden.

Können Listen von Einrichtungen in SORMAS übernommen werden?

Ja, der Import von Einrichtungen (z.B. Krankenhaus etc.) ist über den Menüpunkt Einstellungen > Einrichtungen > Import möglich. Anhand des vorgegeben csv Import Templates, welches unter dem genannten Menüpunkt zur Verfügung steht, besteht die Möglichkeit Einrichtungen ins System zu übernehmen.

Könnten Sie uns mitteilen, wann wir mit einer Schnittstelle zu GA ISGA oder einer anderen IfSG-Fachanwendung rechnen können?

Wir können Ihnen aktuell noch keinen konkreten Zeitpunkt für den Beginn der Pilotierung Ihres Gesundheitsamtes nennen. Gemeinsam mit dem Hersteller der IfSG Fachanwendung arbeiten wir noch an der Integration der Schnittstelle. Sobald wir vom Hersteller positive Rückmeldung erhalten und somit eine zeitliche Abschätzung der Pilotierung möglich ist, kommen wir gerne wieder auf Sie zu, um die weiteren Schritte zu planen.

Welche Daten werden bei SORMAS-X von SORMAS an SurvNet übermittelt?

Es werden alle IfSG-relevanten Daten übermittelt. Weitere Angaben finden Sie in der Schnittstellendokumentation SORMAS zu SurvNet (PDF-Download).

Was für Daten darf ich in der Demoversion eingeben?

In der Demoversion wird ausschließlich mit fiktiven Daten gearbeitet. Bitte geben Sie auf keinen Fall echte Daten im System ein.

Die eigegebenen Daten werden regelmäßig gelöscht.

Wieso kann meine eingegeben Daten in der Demoversion nicht mehr finden?

Die eigegebenen Daten werden regelmäßig gelöscht.

Ist es möglich SORMAS-M zu nutzen?

Für Länder in denen die DSVGO gilt ist SORMAS-M derzeit noch nicht freigegeben. Stattdessen kann eine webbasierte Version von SORMAS auf dem Mobilgerät genutzt werden.

Sind die Gesundheitsämter dafür verantwortlich zu prüfen, ob sich in den übertragenen Daten Schadecode befindet?

Die Einbindung von Schadcode in den Datentransfer wird als Injektion bezeichnet. In SORMAS wird injektierter Schadcode also solcher identifiziert und als nicht ausführbarer Code maskiert, so dass dieser nicht zur Ausführung gelangt. Dennoch haben die Gesundheitsämter eine Verantwortung dafür Sorge zu tragen, dass die Schnittstellen nur für vertrauenswürdige und auf Datenschutz und Datensicherheit geprüfte Systeme geöffnet wird.

Ist die Übertragung von böswilligem Schadcode z.B. über externe Anbieter an SORMAS möglich?

Über eine generische Schnittstelle (Rest-API) ist es möglich, Anwendungen von Drittanbietern oder selbstständig programmierte System an SORMAS anzubinden. Diese Rest-API ist standardmäßig deaktiviert und kann auf individuellen Wunsch ihres Gesundheitsamtes mit Hilfe des Server Supports (Netzlink) freigeschaltet werden. Hierzu muss einmal beschrieben werden, für welche Zwecke die API genutzt werden soll. Diese Anweisung an den Serversupport (Netzlink) sollte von einer weisungsbefugten (und bei Netzlink als weisungsbefugt gelisteten) Personen in schriftlicher Form erfolgen.

Sollte dann z.B. über eine externe Applikation Schadcode an SORMAS gesendet werden, erkennt SORMAS das und führt diesen Code nicht aus. An dieser Stelle ist es ganz wichtig, dass mögliche Sicherheitsmeldungen vom System, die z.B. bei dem Excel-Import auftreten, NICHT einfach ignoriert oder weg geklickt werden.

Was ist der Unterschied zwischen SORMAS-L und SORMAS-X

Während SORMAS-L (Local) keine Möglichkeit einer Schnittstellenaktivierung bietet, kann in SORMAS-X (eXchange) eine Aktivierung für Schnittstellen erfolgen. Wenn Sie SORMAS-L nutzen und Schnittstellen nutzen wollen, müssen Sie zunächst eine Migration zu SORMAS-X durchführen.

Worauf muss ich achten, wenn ich bei Fragen oder Problemen einen Screenshot an den Support schicke?

Wenn Sie eine Frage oder Problem mit SORMAS haben können Sie sich an unseren Support wenden. Wenn Sie Ihr Anliegen durch einen Screenshot unterstützen möchten können Sie dies gerne tun. Bitte achten Sie dann darauf, dass Sie keine Echt-Daten (z.B. Patienten- oder Kontaktdaten) an das SORMAS-Support-Team übermitteln. Aus Datenschutzgründen müssen wir diese Anfragen unverzüglich löschen. Schicken Sie uns gerne Screenshots oder Import-Beispiele mit fiktiven oder geschwärzten Daten.

Worauf muss ich achten, wenn ich bei Fragen oder Problemen meine Importvorlage an den Support schicke?

Wenn Sie eine Frage oder Problem zum Import haben können Sie sich an unseren Support wenden. Wenn Sie Ihr Anliegen durch das Mitsenden Ihrer Importvorlage unterstützen möchten, können Sie dies gerne tun. Bitte achten Sie dann darauf, dass Sie keine Echt-Daten (z.B. Patienten- oder Kontaktdaten) an das SORMAS-Support-Team übermitteln. Aus Datenschutzgründen müssen wir diese Anfragen unverzüglich löschen. Schicken Sie uns gerne Importvorlage mit fiktiven Daten, die keine Rückschlüsse auf echte Personen zulassen.

Wie kann man Datenbereinigung in SORMAS vornehmen? Wenn man verschiedene Informationen sowohl in SORMAS als auch im IfSG-Programm gespeichert hat, ist gewährleistet, dass beide Datenpakete gemergt werden?

Wichtige Felder werden von Gesundheitsämtern unterschiedlich genutzt. Daher analysiert das Projekt in einem Vorgespräch gemeinsam mit dem Gesundheitsamt dessen Datenbestand und stellt dann einen spezifisch angepassten Konverter zur Verfügung. Dieser führt im Rahmen der Umstellung auf SORMAS-X den Initialen Datenimport durch und führt erkannte Dubletten zusammen. Nicht erkannte Dubletten müssen danach per Hand zusammengeführt werden.

Ist die Migration der SurvNet Daten für SORMAS-X zwingend erforderlich?

Ja, diese Migration ist definitiv notwendig.

Ist es möglich 12h Termine für die Migration über Nacht zu planen?

Ja, diese Möglichkeit besteht.

Weswegen ist ein Termin notwendig? Kann die Migration auch selbstständig erfolgen?

Die Migration wird begleitet von dem Implementierungsteam. Wir bitten davon abzusehen, die Daten eigenständig vorab zu migrieren.

Was muss die IT des Gesundheitsamtes konkret machen? Insbesondere im Bereich SQL-Datenbank. Normalerweise erhalten wir leider keinen Zugriff darauf.

Sie brauchen nur Zugriff auf die SurvNet Datenbank, SORMAS wird vom Roll-Out Team in Bearbeitung genommen.

Werden alle Anhänge von SurvNet in SORMAS mit Importiert?

Anhänge aus SurvNet werden in SORMAS nicht mit importiert.

Lieber einen höheren Migrationsaufwand buchen? Anstatt geringer? Wir stehen bei unter 5000 Fällen, allerdings noch unter weit unter 10.000

Es wird empfohlen lieber einen höheren Migrationsaufwand zu buchen.

Welche Daten werden alles aus SurvNet nach SORMAS importiert, Fall- und Kontaktpersonendaten und auch Daten von Einrichtungen, Krankenhäusern , Adressen etc.?

Aktuell werden nur Fälle aus Survnet nach Sormas importiert.

Inwiefern sind die Auswertungsfunktionen (Abfragen, Standardabfragen) von SurvNet betroffen vom Umstieg? Was geht nicht mehr?

Es wird nur die Bearbeitung der Fälle gesperrt. Alle anderen Funktionen können weiterhin verwendet werden. Aber, beispielsweise auch der Bearbeitungsstatut etc. ist nicht mehr erreichbar, entsrprechende Filterfunktionen könne beeinflusst werden.

Nach der Übergabe des ermittelten Falls an SurvNet können doch auch noch in SurvNet Einzelheiten weiter dokumentiert werden, bevor an die Landesbehörde weitergesendet wird, oder?

Nein, die vollständige Bearbeitung der Fälle ist anschließend in SurvNet gesperrt. Allen das hinzufügen von Annotationen oder Ähnlichem ist noch möglich.

Datenerfassung in SurvNet nach der Migration abschalten? Wir könnten das prozessual lösen und wären somit weiter in der Lage, SurvNet parallel zu nutzen?

SurvNet kann weiterhin verwendet werden. Es muss prozessual gelöst werden, dass keine Covid Fälle mehr erfasst werden, technisch wird nur sichergestellt, dass die bereits übermittelten und aus SORMAS kommenden Fälle nicht bearbeitet werden können.

Wie ist die Verbindung zu SurvNet wenn Daten im SORMAS gelöscht werden?

Wenn ein Fall in SORMAS gelöscht wird, wird diese Löschanfrage automatisch an SurvNet weitergegeben und mit dem nächsten Senden/Einlesen in SurvNet in Form des “Fall verwerfen” umgesetzt.

Ist es zwingend erforderlich das SurvNet oder andere Fachanwendungen vorhanden sind um Fälle an die jeweiligen Landesstellen zu melden?

Das Projekt hat bereits alle Hersteller von IfSG Fachanwendungen frühzeitig angeschrieben, um die Schnittstellen gemeinsam zu ermöglichen. Einige Fachanwendungen sind diesbezüglich bereits weit fortgeschritten (z.B. Octoware und Äskulab). Das Projekt hat die Absicht zu allen IfSG Fachanwendungen dieselben Schnittstellenfunktionen zu ermöglichen wie mit SurvNet. Für die Pilotierung hat die Schnittstelle mit SurvNet Priorität, weil sie technisch die Basis für die anderen IfSG Fachanwendungen darstellt. Derzeit liegt kein Auftrag vor, dass SORMAS direkt an die SurvNet-Instanz der jeweiligen Landesbehörde übermittelt, daher ist im Gesundheitsamt eine lokale Installation von SurvNet oder einer anderen IfSG Fachanwendung ist erforderlich in die SORMAS die Daten zur überträgt, so dass von dort aus die Übermittlung an die Landesbehörde erfolgt.

Falls Sie Fragen haben, die hier nicht oder nicht ausreichend erklärt wurden, kontaktieren Sie uns gerne!