Drei Stellwände die zusammen FAQ ergeben

FAQs

Fragen, die bereits besonders häufig über die Hotline gestellt wurden, werden hier erklärt. Aktuell finden Sie hier Antworten zu den Themen:

Welche Fall-Definitionskategorien verwendet SORMAS?
SORMAS nutzt mittlerweile die Falldefinitionskategorien des Robert-Koch Instituts (RKI). Damit wurden die bisher verwendeten Kategorien der WHO ersetzt, da die Gesundheitsämter die Meldungen an die zuständigen Landesbehörden gemäß dieser Kategorien durchführen. Dadurch ergeben sich folgende Änderungen:
Verdachtsfall A (klinisch-diagnostizierte Erkrankung)
Wahrscheinlicher Fall B (klinisch-epidemiologisch bestätigte Erkrankung)
Bestätigter Fall C (klinisch-labordiagnostisch bestätigte Erkrankung)
D (Labordiagnostisch nachgewiesene Erkrankung, nicht erfülltes klinisches Bild)
E (Labordiagnostisch nachgewiesene Erkrankung, unbekanntes klinisches Bild)
Das vollständige Migrationskonzept der Falldefinitionskategorien des RKI ist unter >>Dokumente<< zu finden.
Wer verantwortet die Datenschutzkonzepte für SORMAS-X, SORMAS-SB und SORMAS-XL und SORMAS-SB?

SORMAS-X, DEMIS, SurvNet, andere IfSG-Fachanwendungen (z.B. Octoware, ISGA und Äskulap) sowie das Climedo Syptomtagebuch arbeiten über Schnittstellen zusammen, sind aber als separate Produkte zu betrachten. Das Helmholtz Zentrum für Infektionsforschung verantwortet die Datenschutzkonzepte für SORMAS-X, SORMAS-XL und SORMAS-SB und legt die diesbezüglichen Datenschutzunterlagen in der fortlaufend aktualisierten Fassung dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BFDI) und den Datenschutzbeauftragten der Länder zur Prüfung vor.
Das RKI verantwortet die Datenschutzkonzepte von SurvNet und DEMIS. Die Climedo Health GmbH verantwortet das Datenschutzkonzept für das Climedo Symptomtagebuch. Die Datenschutzkonzepte weiterer IfSG –Fachanwendungen liegen in der Zuständigkeit der jeweiligen Anbieter:innen bzw. Hersteller:innen

Wir wollten Benutzer anlegen, jedoch wird beim Anlegen der Konten kein Passwort generiert. Es erscheint die Meldung, dass das neue Konto aktiviert werden muss. Ist das so korrekt?

Das ist korrekt. Das SORMAS Benutzerkonto muss anhand eines Links, der per E-Mail versandt wird, aktiviert werden. Ihrer SORMAS-Instanz ist das Programm Keycloak vorgeschaltet, d. h. in SORMAS angelegte Nutzer:innen müssen über die beim Anlegen des Benutzers angegebene E-Mail-Adresse verifiziert werden. Dazu hat das Programm eine E-Mail an die im Benutzerkonto angegebene E-Mail-Adresse verschickt, diese enthält Instruktionen zur Aktivierung, denen Sie folgen müssen.
Alternativ lassen Sie die E-Mail-Adresse beim Anlegen eines neuen Benutzers in SORMAS weg. Auf diese Weise wird Ihnen einmalig ein generiertes Passwort direkt in SORMAS angezeigt. Dies übermitteln Sie dann dem angelegten Benutzer.

Können Listen von Einrichtungen in SORMAS übernommen werden?

Ja, der Import von Einrichtungen wie Krankenhäusern ist über den Menüpunkt Einstellungen > Einrichtungen > Import möglich. Anhand des vorgegebenen CSV Import Templates, welches unter dem genannten Menüpunkt zur Verfügung steht, besteht die Möglichkeit Einrichtungen ins System zu übernehmen.

Könnten Sie uns mitteilen, wann wir mit einer Schnittstelle zu GA ISGA oder einer anderen IfSG-Fachanwendung rechnen können?

Das SORMAS@DEMIS Projektkonsortium (HZI, RKI, Netzlink GmbH, vitagroup AG) unterstützt alle Hersteller von IfSG-Fachanwendung bei der Freigabe der Schnittstelle für die Anbindung an SORMAS seit nunmehr über einem Jahr. Das Projekt stellt eine aktive standardisierte Schnittstelle für die Meldesoftware zur Verfügung, die den Spezifikationen von SurvNet folgt, und an die sich alle Hersteller anschließen können. Es ist Aufgabe der jeweiligen Hersteller die Funktionsfähigkeit ihres Systems mit dieser Schnittstelle sicherzustellen. Das Projekt hat zudem allen Herstellern von IfSG-Fachanwendungen definierte Testdatensätze zur Verfügung gestellt, die die Grundlage für die Freigabetests der Schnittstelle bilden. Die Tests zur Anbindung der Fachanwendungen werden zur Zeit durchgeführt. Wir stehen weiterhin im regelmäßigen Austausch mit den Herstellern von Octoware, Äskulab und ISGA, um sie bei der Erstellung der Schnittstellen zu unterstützen. Sobald die Freigabetests erfolgreich abgeschlossen wurden, werden die Pilotämter informiert. Für GUMAX, R23, MIKADO ist bisher keine Anbindung an die SORMAS Schnittstelle erfolgt.

Welche Daten werden bei SORMAS-X von SORMAS an SurvNet übermittelt?

Es werden alle IfSG-relevanten Daten übermittelt. Weitere Angaben finden Sie in der Schnittstellendokumentation SORMAS zu SurvNet (PDF-Download).

Was für Daten darf ich in der Demoversion eingeben?
In der Demoversion wird ausschließlich mit fiktiven Daten gearbeitet. Bitte geben Sie auf keinen Fall echte Daten im System ein. Die eigegebenen Daten werden regelmäßig gelöscht.
Ist es möglich SORMAS-M zu nutzen?

Für Länder in denen die DSVGO gilt ist SORMAS-M derzeit noch nicht freigegeben. Stattdessen kann eine webbasierte Version von SORMAS auf dem Mobilgerät genutzt werden.

Sind die Gesundheitsämter dafür verantwortlich zu prüfen, ob sich in den übertragenen Daten Schadcode befindet?

Die Einbindung von Schadcode in den Datentransfer wird als Injektion bezeichnet. In SORMAS wird injizierter Schadcode als solcher identifiziert und als nicht ausführbarer Code maskiert, so dass dieser nicht zur Ausführung gelangt. Dennoch haben die Gesundheitsämter eine Verantwortung, dafür Sorge zu tragen, dass die Schnittstellen nur für vertrauenswürdige und auf Datenschutz und Datensicherheit geprüfte Systeme geöffnet wird.

Ist die Übertragung von böswilligem Schadcode z.B. über externe Anbieter an SORMAS möglich?

Über eine generische Schnittstelle (ReST-API) ist es möglich, Anwendungen von Drittanbietern oder selbstständig programmierte Systeme an SORMAS anzubinden. Diese ReST-API ist standardmäßig deaktiviert und kann auf individuellen Wunsch Ihres Gesundheitsamtes mit Hilfe des Server Supports (Netzlink) freigeschaltet werden. Hierzu muss einmal beschrieben werden, für welchen Zweck die API genutzt werden soll. Diese Anweisung an den Server Support (Netzlink) sollte von einer weisungsbefugten (und bei Netzlink als weisungsbefugt gelisteten) Person in schriftlicher Form erfolgen.
Sollte dann z.B. über eine externe Applikation Schadcode an SORMAS gesendet werden, erkennt SORMAS das und führt diesen Code nicht aus. An dieser Stelle ist es ganz wichtig, dass mögliche Sicherheitsmeldungen vom System, die z.B. bei einem Import auftreten, NICHT einfach ignoriert oder weggeklickt werden.

Worauf muss ich achten, wenn ich bei Fragen oder Problemen einen Screenshot an den Support schicke?

Wenden Sie sich bei Fragen oder Problemen mit SORMAS gerne an unseren Support. Wenn Sie Ihr Anliegen durch einen Screenshot unterstützen möchten, können Sie dies ebenfalls gerne tun. Bitte achten Sie dann darauf, dass Sie keine Echt-Daten (z.B. Patienten- oder Kontaktdaten) an das SORMAS-Support-Team übermitteln. Aus Datenschutzgründen müssen wir diese Anfragen unverzüglich löschen. Schicken Sie uns gerne Screenshots oder Import-Beispiele mit fiktiven oder geschwärzten Daten.

Worauf muss ich achten, wenn ich bei Fragen oder Problemen meine Importvorlage an den Support schicke?

Wenden Sie sich bei Fragen oder Problemen zum Import gerne an unseren Support. Wenn Sie Ihr Anliegen durch das Mitsenden Ihrer Importvorlage unterstützen möchten, können Sie dies gerne tun. Bitte achten Sie dann darauf, dass Sie keine Echt-Daten (z.B. Patienten- oder Kontaktdaten) an das SORMAS-Support-Team übermitteln. Aus Datenschutzgründen müssen wir diese Anfragen unverzüglich löschen. Schicken Sie uns gerne Importvorlagen mit fiktiven Daten zu, die keine Rückschlüsse auf echte Personen zulassen.

Wenn man verschiedene Informationen sowohl in SORMAS als auch im IfSG-Programm gespeichert hat, ist dann gewährleistet, dass beide Datenpakete bei der Umstellung auf SORMAS-X gemergt werden?

Wichtige Felder werden von Gesundheitsämtern unterschiedlich genutzt. Daher analysiert das Projekt in einem Vorgespräch gemeinsam mit dem Gesundheitsamt dessen Datenbestand und stellt dann einen teilweise spezifisch angepassten Konverter zur Verfügung. Dieser führt im Rahmen der Umstellung auf SORMAS-X den initialen Datenimport durch und führt erkannte Dubletten zusammen. Nicht erkannte Dubletten müssen danach manuell zusammengeführt werden.

Ist die Migration der SurvNet Daten für SORMAS-X zwingend erforderlich?

Ja, diese Migration ist definitiv notwendig und wird von dem Implementierungsteam begleitet.

Ist es möglich 12h Termine für die Migration über Nacht zu planen?

Ja, diese Möglichkeit besteht.

Weswegen ist ein Termin notwendig? Kann die Migration auch selbstständig erfolgen?

Die Migration wird begleitet von dem Implementierungsteam. Wir bitten davon abzusehen, die Daten eigenständig vorab zu migrieren. Außerdem muss die Arbeit in SORMAS während der Migration unterbrochen werden und Sie können diese erst nach erfolgter Migration wieder aufnehmen, da die Arbeit in SORMAS während der Zeit der Migration vollständig gesperrt ist.

Was muss die IT des Gesundheitsamtes konkret machen? Insbesondere im Bereich SQL-Datenbank. Normalerweise erhalten wir leider keinen Zugriff darauf.

Sie brauchen nur Zugriff auf die SurvNet Datenbank, SORMAS wird vom Roll-Out Team in Bearbeitung genommen.

Werden alle Anhänge von SurvNet in SORMAS mit Importiert?

Anhänge aus SurvNet werden in SORMAS nicht mit importiert.

Lieber einen höheren Migrationsaufwand buchen? Anstatt geringer? Wir stehen bei unter 5000 Fällen, allerdings noch unter weit unter 10.000

Es wird empfohlen lieber einen höheren Migrationsaufwand zu buchen.

Welche Daten werden aus SurvNet nach SORMAS importiert? Fall- und Kontaktpersonendaten und auch Daten von Einrichtungen, Krankenhäusern, Adressen etc.?

Aktuell werden nur Fälle aus Survnet nach Sormas importiert.

Inwiefern sind die Auswertungsfunktionen (Abfragen, Standardabfragen) von SurvNet betroffen vom Umstieg? Was geht nicht mehr?

Es wird nur die Bearbeitung der Fälle gesperrt. Alle anderen Funktionen können weiterhin verwendet werden. Der Bearbeitungsstatus wird nicht von SORMAS gesetzt, so dass entsprechende Filterfunktionen in SurvNet nicht aussagekräftig sind.

Nach der Übergabe des ermittelten Falls an SurvNet können doch auch noch in SurvNet Einzelheiten weiter dokumentiert werden, bevor an die Landesbehörde weitergesendet wird, oder?

Nein, die vollständige Bearbeitung der Fälle ist anschließend in SurvNet gesperrt. Allein das Hinzufügen von Annotationen oder Ähnlichem ist noch möglich.

Datenerfassung in SurvNet nach der Migration abschalten? Wir könnten das prozessual lösen und wären somit weiter in der Lage, SurvNet parallel zu nutzen?

SurvNet kann weiterhin verwendet werden. Es muss prozessual gelöst werden, dass keine Covid Fälle mehr erfasst werden, technisch wird nur sichergestellt, dass die bereits übermittelten und aus SORMAS kommenden Fälle nicht bearbeitet werden können.

Was passiert in SurvNet, wenn Daten in SORMAS gelöscht werden?

Wenn ein Fall in SORMAS gelöscht wird, wird diese Löschanfrage automatisch an SurvNet weitergegeben und mit dem nächsten Senden/Einlesen in SurvNet in Form des “Fall verwerfen” umgesetzt.

Ist es zwingend erforderlich, dass SurvNet oder andere Fachanwendungen vorhanden sind, um Fälle an die jeweiligen Landesstellen zu melden?

Das Projekt hat bereits alle Hersteller von IfSG Fachanwendungen frühzeitig angeschrieben, um die Schnittstellen gemeinsam zu ermöglichen. Einige Fachanwendungen sind diesbezüglich bereits weit fortgeschritten (z.B. Octoware und Äskulab). Das Projekt hat die Absicht zu allen IfSG Fachanwendungen dieselben Schnittstellenfunktionen zu ermöglichen wie mit SurvNet. Für die Pilotierung hat die Schnittstelle mit SurvNet Priorität, weil sie technisch die Basis für die anderen IfSG Fachanwendungen darstellt. Derzeit liegt kein Auftrag vor, dass SORMAS direkt an die SurvNet-Instanz der jeweiligen Landesbehörde übermittelt, daher ist im Gesundheitsamt eine lokale Installation von SurvNet oder einer anderen IfSG Fachanwendung ist erforderlich in die SORMAS die Daten zur überträgt, so dass von dort aus die Übermittlung an die Landesbehörde erfolgt.

Ist dann die Schnittstelle DEMIS-Survnet nicht mehr möglich? Also kommen Laborergebnisse ausschließlich durch DEMIS-SORMAS rein?

Die Meldungen kommen sowohl in der SurvNet-, als auch in der SORMAS-Instanz an. Die Meldungsbearbeitung sollte allerdings ausschließlich über SORMAS erfolgen.

Was ist mit dem DEMIS Import? Müssen wir da was machen?

Nein, der Anschluss erfolgt über den DEMIS Adapter, der von dem technischen Support durch die Firma Netzlink an die jeweilige SORMAS-Instanz angeschlossen wird. Der DEMIS-Adapter ist wichtig für das Absetzen von Meldungen, der Empfang dieser wird vom DEMIS-Importer unterstützt.

Ist es geplant, dass auch Abstrichzentren oder mobile Abstrichteams über SORMAS organisiert werden können?

Die Organisation in SORMAS für Abstrichzentren und mobile Abstrichteams steht auf der internen SORMAS-Wunschliste.

Kann man denn nicht automatisiert nur veränderte/neue Datensätze senden lassen?

Seit der Version 1.59 ist es möglich im Fallverzeichnis nach nicht übertragenen oder nach in der letzten Übertragung geänderten Fällen zu filtern. Diese Fälle können dann markiert werden und im Massenbearbeitungsmodus an SurvNet übertragen werden.

Ist eine Falldefinitionskategorie für Schnelltests vorgesehen?

Von Seiten des RKI gilt ein Schnelltest als labordiagnostischer Nachweis, weshalb der Fall in die Kategorie C-E, abhängig von den Symptomen, eingeordnet werden kann. Eine andere Möglichkeit der Handhabung wäre die Fälle solange als Fallkategorie 0 zu führen, bis das angeordnete PCR – Ergebnis vorliegt. Die Übermittlung von Fällen mit positivem Antigennachweis ist gemäß Falldefinition jedoch vorgesehen.

Wie kann man sehen, welche Fälle heute neu angelegt wurden oder verändert wurden?

Sormas bietet die Möglichkeit, die angezeigten Daten im Fallverzeichnis nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Unter anderem kann so auch nach neu angelegten Fällen über den Filter Meldedatum gesucht werden.

Erfolgt nach der Freischaltung der Schnittstellen generell die Arbeit über SORMAS oder betrifft dies nur COVID-19 Fälle?

SORMAS unterstützt das Fall- und Kontaktpersonenmanagement während der COVID-19-Pandemie, somit erfolgt für COVID-19 eine Bearbeitung ausschließlich über SORMAS und die angeschlossenen Schnittstellen. Für alle anderen meldepflichtigen Infektionskrankheiten wird weiterhin direkt SurvNet oder eine der anderen IfSG-Fachanwendungen zur Bearbeitung verwendet.

Welche Personendaten werden von SORMAS nach SurvNet übermittelt und sind diese verschlüsselt?

Es werden alle IfSG-relevanten Daten übermittelt, dabei werden personenbezogene Daten pseudonymisiert. Die Übertragung selbst erfolgt verschlüsselt.

Was passiert, wenn nach der Migration doch noch Fälle in SurvNet angelegt wurden?

Der Datensatz muss in SurvNet dann gelöscht und in SORMAS neu angelegt werden.

Welche Einschänkungen im Arbeitsablauf treten während der Aktivierung der Schnittstellen und der Migration der Daten von Survnet nach SORMAS ein?

Die Bearbeitung von COVID-Daten in SurvNet wird während und nach der Migration verhindert. Alle anderen Infektionskrankheiten können jedoch nach wie vor weiter bearbeitet und gemeldet werden. Die Arbeit in SORMAS soll während dieser Zeit unterbrochen und erst nach erfolgter Migration wieder aufgenommen werden.

Welche Datensätze werden bei der Umstellung auf SORMAS X mit gleichzeitiger Aktivierung der Schnittstellen von SurvNet nach SORMAS migriert? Nur die meldepflichtigen?

Die Migration berücksichtigt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze, nicht nur die meldepflichtigen Datensätze.

Wird die Falldefinitionskategorie von SORMAS an SurvNet übertragen?

Generell gilt, dass die Falldefinitionskategorie aus SORMAS nicht an SurvNet übertragen wird, außer, es wird die Falldefinitionskategorie „X.kein Fall“ gesetzt.
Die Auswahl der Falldefinitionskategorie „X.kein Fall“ führt in SurvNet immer zu „Verdacht nicht bestätigt“ im Bereich „Klinische Informationen“ / „Verdachtsfall“.
Das Setzen des Häkchens bei „Negatives Testergebnis zur Krankheit“ ist dazu nicht nötig und bietet den GÄ die Möglichkeit, diese zusätzliche Information in SORMAS zu erfassen. (Das Setzen hat keinerlei Auswirkungen auf SurvNet.)

Was muss man in SORMAS eingeben, damit in SurvNet der Haken bei „Gesamtgenomsequenzierung“ gesetzt wird?

Im Falle einer Gesamtgenomsequenzierung wählen Sie dazu in der Probe für den Erregertest im Feld „Art des Tests“ den Wert „Gesamtgenomsequenzierung“ aus und geben die Typisierungs-ID sowie die getestete Krankheitsvariante an.

Dann wird in SurvNet das Häkchen gesetzt und die Referenzdefinition in SurvNet ist erfüllt.

Wie werden Symptome (SORMAS) auf – Klinische Informationen (SurvNet) gemapped? Wann wird „Ja, aber ohne Symptomatik, die für die gemeldete Krankheit bedeutsam“ gesetzt?

Wenn in SORMAS alle Symptome weder auf Ja, Nein oder Unbekannt gesetzt sind, wird in SurvNet das Feld Klinische Informationen der Wert „nicht erhoben“ gesetzt.
Wenn in SORMAS alle Symptome auf Nein gesetzt werden, dann wird in SurvNet das Feld Klinische Informationen auf „Ja, aber ohne Symptomatik, die für die gemeldete Krankheit bedeutsam“ ist gesetzt.

Welche Personen-Daten werden an SurvNet gesendet? Müssen Fälle bei Änderungen immer an SurvNet gesendet werden?
Personenbezogene Daten sind nicht IfSG-relevant und werden nicht von SORMAS an SurvNet gesendet. Daher müssen Fälle nicht von SORMAS an SurvNet gesendet werden, wenn nur solche Angaben geändert werden.
  • Nicht an SurvNet übermittelt werden: Vorname, Nachname, Geburts-Tag, Adressen, Kontaktinformationen, Reisepassnummer, Krankenversicherungsnummer.
  • Folgende Daten werden an SurvNet übermittelt: Geburtsjahr, Geburtsmonat, Geschlecht.
(Personenbezogene Daten sind gemäß DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.)

Falls Sie Fragen haben, die hier nicht oder nicht ausreichend erklärt wurden, kontaktieren Sie uns gerne!