FAQs

Fragen, die bereits besonders häufig über die Hotline gestellt wurden, werden hier erklärt. Aktuell finden Sie hier Antworten zu den Themen:

Wie importiere ich Fälle/ Kontakte in SORMAS?

Generell können nur Admins Fälle und Kontakte in SORMAS importieren. Dafür gibt es unter den jeweiligen Menüpunkten den Button „Import“. Klicken Sie auf „Import“ und lesen Sie sich die einzelnen Schritte sorgsam durch. Laden Sie das unter Schritt 3 vorzufindene Template herunter.
Öffnen Sie in Excel die Sormas-Import-CSV Datei (Template). Markieren Sie das ganze Template-Dokument und formatieren Sie die Zeilen in „Text“ um.
Füllen Sie nun das Template entsprechen den Anleitungen (Schritt 1&2) aus.
Dann laden Sie sich Notepad++ herunter. Öffnen Sie die von Ihnen ausgefüllte SOMRAS-Import-CSV Datei in Notepad++. Klicken Sie auf den Reiter „Kodierung“ und dann „konvertiere zu UFT-8“. Überprüfen Sie, ob unten im Notepad++ Programm „UFT-8“ steht. Wenn ja, öffnen Sie den Reiter „Datei“ und speichern Sie die Datei unter „Speichern unter“.
Jetzt können Sie die Datei in SORMAS importieren.

Warum funktioniert mein Import nicht?

Wenn Probleme beim Import (z.B. in Form von Fehlermeldungen) auftauchen liegt das meist daran, dass einzelne Spalten falsch geschrieben wurden. Besonders, da Auswahlkategorien in SORMAS im Import auf Englisch geschrieben werden. Um dieses Problem zu umgehen nutzen Sie bitte immer die Importvorlage von SORMAS. Diese ist unter dem Button „Import“ verfügbar.

Wie lese ich Umlaute richtig in Excel ein?

Umlaute sind korrekt in der CSV-Export Datei, Excel verursacht das Problem beim Einlesen der Datei. Das Problem kann folgendermaßen umgangen werden:

  • Laden Sie die SORMAS-Export-CSV Datei herunter
  • Öffnen Sie Excel mit einem leeren Datenblatt.
  • Über den Reiter „Daten“ öffnen Sie über den Button „Externe Daten abrufen – Aus Text“ die zuvor heruntergeladene Datei.
  • Wählen Sie den Datenursprung „65001 Unicode“ (UFT-8) und klicken Sie auf „Weiter“.
  • Für die Trennzeichen wählen Sie nur „Semikolon“ aus und klicken auf „Weiter“.
  • Speichern Sie die Datei in einem neuen Arbeitsblatt.
Ist es möglich bei der initialen Inbetriebnahme von SORMAS Benutzer automatisch ins System zu importieren?

Ja, bei der Inbetriebnahme von SORMAS können Benutzer basierend auf csv-Listen ins System importiert werden. In Abstimmung mit dem Betreiber der SORMAS Instanzen, der Firma Netzlink, besteht die Möglichkeit initial bereitgestellte Benutzerlisten direkt in die SORMAS Datenbank zu übernehmen. Das genaue Vorgehen für das jeweilige Gesundheitsamt wird während der Vorbereitung zur Inbetriebnahme mit den Verantwortlichen vor Ort abgestimmt.

Können Listen von Einrichtungen in SORMAS übernommen werden?

Ja, der Import von Einrichtungen (z.B. Krankenhaus etc.) ist über den Menüpunkt Einstellungen > Einrichtungen > Import möglich. Anhand des vorgegeben csv Import Templates, welches unter dem genannten Menüpunkt zur Verfügung steht, besteht die Möglichkeit Einrichtungen ins System zu übernehmen.

Sind die Gesundheitsämter dafür verantwortlich zu prüfen, ob sich in den übertragenen Daten Schadecode befindet?

Die Einbindung von Schadcode in den Datentransfer wird als Injektion bezeichnet. In SORMAS wird injektierter Schadcode also solcher identifiziert und als nicht ausführbarer Code maskiert, so dass dieser nicht zur Ausführung gelangt. Dennoch haben die Gesundheitsämter eine Verantwortung dafür Sorge zu tragen, dass die Schnittstellen nur für vertrauenswürdige und auf Datenschutz und Datensicherheit geprüfte Systeme geöffnet wird.

Ist die Übertragung von böswilligem Schadcode z.B. über externe Anbieter an SORMAS möglich?

Über eine generische Schnittstelle (Rest-API) ist es möglich, Anwendungen von Drittanbietern oder selbstständig programmierte System an SORMAS anzubinden. Diese Rest-API ist standardmäßig deaktiviert und kann auf individuellen Wunsch ihres Gesundheitsamtes mit Hilfe des Server Supports (Netzlink) freigeschaltet werden. Hierzu muss einmal beschrieben werden, für welche Zwecke die API genutzt werden soll. Diese Anweisung an den Serversupport (Netzlink) sollte von einer weisungsbefugten (und bei Netzlink als weisungsbefugt gelisteten) Personen in schriftlicher Form erfolgen.

Sollte dann z.B. über eine externe Applikation Schadcode an SORMAS gesendet werden, erkennt SORMAS das und führt diesen Code nicht aus. An dieser Stelle ist es ganz wichtig, dass mögliche Sicherheitsmeldungen vom System, die z.B. bei dem Excel-Import auftreten, NICHT einfach ignoriert oder weg geklickt werden.

Worauf muss ich achten, wenn ich bei Fragen oder Problemen meine Importvorlage an den Support schicke?

Wenn Sie eine Frage oder Problem zum Import haben können Sie sich an unseren Support wenden. Wenn Sie Ihr Anliegen durch das Mitsenden Ihrer Importvorlage unterstützen möchten, können Sie dies gerne tun. Bitte achten Sie dann darauf, dass Sie keine Echt-Daten (z.B. Patienten- oder Kontaktdaten) an das SORMAS-Support-Team übermitteln. Aus Datenschutzgründen müssen wir diese Anfragen unverzüglich löschen. Schicken Sie uns gerne Importvorlage mit fiktiven Daten, die keine Rückschlüsse auf echte Personen zulassen.

Werden alle Anhänge von SurvNet in SORMAS mit Importiert?

Anhänge aus SurvNet werden in SORMAS nicht mit importiert.

Welche Daten werden alles aus SurvNet nach SORMAS importiert, Fall- und Kontaktpersonendaten und auch Daten von Einrichtungen, Krankenhäusern , Adressen etc.?

Aktuell werden nur Fälle aus Survnet nach Sormas importiert.

Erfolgt nach der Freischaltung der Schnittstellen generell die Arbeit über SORMAS oder betrifft dies nur COVID-19 Fälle?

SORMAS unterstützt das Fall- und Kontaktpersonenmanagement während der COVID-19-Pandemie, somit erfolgt für COVID-19 eine Bearbeitung ausschließlich über SORMAS und die angeschlossenen Schnittstellen. Für alle anderen meldepflichtigen Infektionskrankheiten wird weiterhin direkt SurvNet oder eine der anderen IfSG-Fachanwendungen zur Bearbeitung verwendet.

Wird der Daten-Export aus SurvNet nicht vom Gesundheitsamt allein bewältigt?

Nein, wenn aber alle Daten inkl. der GUID übereinstimmen, sollte der Import sehr schnell durchlaufen. Die GUID wird automatisch in SurvNet vergeben und kann nicht manuell bearbeitet werden.

Beim Rollout wurden einige Fälle nicht i.R.d. Initialen Imports von SurvNet nach SORMAS importiert. Wir haben ein Liste mit solchen übersprungenen Fällen erhalten. Was ist zu tun?

Sie müssen die ExterneID in SORMAS mit der GUID des Falls in SurvNet befüllen. Dazu müssen Sie ggf. einen Export der entsprechenden Datensätze aus SurvNet und anschließend einen Import per csv-Datei in SORMAS vornehmen
Option 1:
Wenn Sie alle Daten eines Falles in SORMAS (nach)gepflegt haben und nur noch die ExterneID/GUID fehlt, dann nehmen Sie die SORMAS-Importdatei für den Import von Fällen, füllen Sie die Pflichtfelder aus und setzen Sie die GUID von SurvNet ein (inkl. der geschweiften Klammern!).
Anschließend führen Sie den Import durch.
Damit haben Sie nun 2 Fälle in SORMAS, die Sie über die Duplikatszusammenführung zu einem Fall zusammenführen. (Der obsolet gewordene Fall wird dabei automatisch gelöscht.)
Danach senden Sie den führenden Fall an SurvNet.
Option 2:
Sie exportieren zunächst die übersprungenen Fälle aus SurvNet.W
Die Daten tragen Sie in die SORMAS-Importdatei für den Import von Fällen ein und setzen die GUID von SurvNet ein (inkl. der geschweiften Klammern!).
Anschließend führen Sie den Import durch.
Damit haben Sie nun 2 Fälle in SORMAS, die Sie über die Duplikatszusammenführung zu einem Fall zusammenführen. (Der obsolet gewordene Fall wird dabei automatisch gelöscht.)
Ggf. pflegen Sie die Vorherigen Krankenhausaufenthalte (s.u.) manuell nach.
Danach senden Sie den führenden Fall an SurvNet.
Zu beachten:
Vorherige Krankenhausaufenthalte können nicht per csv-Datei in SORMAS importiert werden. Sie müssen ggf. manuell in SORMAS nachgeflegt werden.

Trotz Fall-Zusammenführung in SORMAS, verbleibt trotzdem ein Fall mehr in SurvNet

Hierfür führen Sie einen CSV-Export dieses Falls aus SurvNet durch und tragen danach die externe ID und das Aktenzeichen des Falls in die Importvorlage für Fälle von SORMAS in einen Dummyfall ein. Im Anschluss führen Sie einen Fall-Import durch und löschen diesen neuangelegten Fall, wodurch der Löschauftrag an SurvNet übermittelt wird. Der betroffende Fall wird hierdurch dann aus Ihrer SurvNet-Instanz gelöscht.

Nur der „Verlauf der Erkrankung des Falls“ „Verstorben“ wurde beim initialen Import aus SurvNet übertragen, alle anderen Status wurden als „Unbekannt“ an SORMAS übertragen.

Das Mapping für das Feld „verstorben“ in SurvNet bezieht sich auf das Feld „Aktueller Zustand der Person“ in SORMAS. Der „Verlauf der Erkrankung des Falls“ wird zwar auf „Verstorben“ gesetzt, allerdings bedeutet nicht verstorben nicht automatisch, dass die Person auch genesen ist und daher, wird der Rest von SORMAS automatisch auf „Unbekannt“ gesetzt.

Falls Sie Fragen haben, die hier nicht oder nicht ausreichend erklärt wurden, kontaktieren Sie uns gerne!