FAQs

Fragen, die bereits besonders häufig über die Hotline gestellt wurden, werden hier erklärt. Aktuell finden Sie hier Antworten zu den Themen:

Wie viele Gesundheitsämter nutzen SORMAS?

Die Zahl der SORMAS Installationen wächst täglich. Das HZI informiert die Landesbehörden unaufgefordert und regelmäßig über den aktuellen Stand. Alle Gesundheitsämter in Deutschland haben inzwischen ein Infopaket erhalten, das auch die Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) enthält. Sobald die AVV von der für das Gesundheitsamt zeichnungsberechtigten Person unterschrieben vorliegen, erfolgt die Installation von SORMAS in der Regel innerhalb von 48 Stunden.
Die aktuelle Zahl der installierten SORMAS-Instanzen können Sie oben auf der Startseite unserer Website sehen.

Ist es möglich bei der initialen Inbetriebnahme von SORMAS Benutzer automatisch ins System zu importieren?

Ja, bei der Inbetriebnahme von SORMAS können Benutzer basierend auf csv-Listen ins System importiert werden. In Abstimmung mit dem Betreiber der SORMAS Instanzen, der Firma Netzlink, besteht die Möglichkeit initial bereitgestellte Benutzerlisten direkt in die SORMAS Datenbank zu übernehmen. Das genaue Vorgehen für das jeweilige Gesundheitsamt wird während der Vorbereitung zur Inbetriebnahme mit den Verantwortlichen vor Ort abgestimmt.

Kann SORMAS in Verbindung mit Keycloak verwendet werden?

Ja, es ist möglich die Benutzerauthentifizierung von SORMAS über Keycloak auszuführen. Um die Benutzer mittels Keycloak in SORMAS zu authentifizieren, müssen diese lokal in SORMAS mit den notwendigen Rechten und Eigenschaften hinterlegt sein, d.h. über Keycloak findet ausschließlich die Benutzerauthentifizierung statt. Das genaue Vorgehen für das jeweilige Gesundheitsamt sollte während der Vorbereitungen zur Inbetriebnahme mit den Verantwortlichen vor Ort sowie der Firma Netzlink abgestimmt werden.

Können Listen von Einrichtungen in SORMAS übernommen werden?

Ja, der Import von Einrichtungen (z.B. Krankenhaus etc.) ist über den Menüpunkt Einstellungen > Einrichtungen > Import möglich. Anhand des vorgegeben csv Import Templates, welches unter dem genannten Menüpunkt zur Verfügung steht, besteht die Möglichkeit Einrichtungen ins System zu übernehmen.

Was ist der Unterschied zwischen SORMAS-L und SORMAS-X

Während SORMAS-L (Local) keine Möglichkeit einer Schnittstellenaktivierung bietet, kann in SORMAS-X (eXchange) eine Aktivierung für Schnittstellen erfolgen. Wenn Sie SORMAS-L nutzen und Schnittstellen nutzen wollen, müssen Sie zunächst eine Migration zu SORMAS-X durchführen.

Wie kann man Datenbereinigung in SORMAS vornehmen? Wenn man verschiedene Informationen sowohl in SORMAS als auch im IfSG-Programm gespeichert hat, ist gewährleistet, dass beide Datenpakete gemergt werden?

Wichtige Felder werden von Gesundheitsämtern unterschiedlich genutzt. Daher analysiert das Projekt in einem Vorgespräch gemeinsam mit dem Gesundheitsamt dessen Datenbestand und stellt dann einen spezifisch angepassten Konverter zur Verfügung. Dieser führt im Rahmen der Umstellung auf SORMAS-X den Initialen Datenimport durch und führt erkannte Dubletten zusammen. Nicht erkannte Dubletten müssen danach per Hand zusammengeführt werden.

Ist die Migration der SurvNet Daten für SORMAS-X zwingend erforderlich?

Ja, diese Migration ist definitiv notwendig.

Ist es möglich 12h Termine für die Migration über Nacht zu planen?

Ja, diese Möglichkeit besteht.

Weswegen ist ein Termin notwendig? Kann die Migration auch selbstständig erfolgen?

Die Migration wird begleitet von dem Implementierungsteam. Wir bitten davon abzusehen, die Daten eigenständig vorab zu migrieren.

Was muss die IT des Gesundheitsamtes konkret machen? Insbesondere im Bereich SQL-Datenbank. Normalerweise erhalten wir leider keinen Zugriff darauf.

Sie brauchen nur Zugriff auf die SurvNet Datenbank, SORMAS wird vom Roll-Out Team in Bearbeitung genommen.

Werden alle Anhänge von SurvNet in SORMAS mit Importiert?

Anhänge aus SurvNet werden in SORMAS nicht mit importiert.

Lieber einen höheren Migrationsaufwand buchen? Anstatt geringer? Wir stehen bei unter 5000 Fällen, allerdings noch unter weit unter 10.000

Es wird empfohlen lieber einen höheren Migrationsaufwand zu buchen.

Welche Daten werden alles aus SurvNet nach SORMAS importiert, Fall- und Kontaktpersonendaten und auch Daten von Einrichtungen, Krankenhäusern , Adressen etc.?

Aktuell werden nur Fälle aus Survnet nach Sormas importiert.

Inwiefern sind die Auswertungsfunktionen (Abfragen, Standardabfragen) von SurvNet betroffen vom Umstieg? Was geht nicht mehr?

Es wird nur die Bearbeitung der Fälle gesperrt. Alle anderen Funktionen können weiterhin verwendet werden. Aber, beispielsweise auch der Bearbeitungsstatut etc. ist nicht mehr erreichbar, entsrprechende Filterfunktionen könne beeinflusst werden.

Nach der Übergabe des ermittelten Falls an SurvNet können doch auch noch in SurvNet Einzelheiten weiter dokumentiert werden, bevor an die Landesbehörde weitergesendet wird, oder?

Nein, die vollständige Bearbeitung der Fälle ist anschließend in SurvNet gesperrt. Allen das hinzufügen von Annotationen oder Ähnlichem ist noch möglich.

Datenerfassung in SurvNet nach der Migration abschalten? Wir könnten das prozessual lösen und wären somit weiter in der Lage, SurvNet parallel zu nutzen?

SurvNet kann weiterhin verwendet werden. Es muss prozessual gelöst werden, dass keine Covid Fälle mehr erfasst werden, technisch wird nur sichergestellt, dass die bereits übermittelten und aus SORMAS kommenden Fälle nicht bearbeitet werden können.

Beim Rollout wurden einige Fälle nicht i.R.d. Initialen Imports von SurvNet nach SORMAS importiert. Wir haben ein Liste mit solchen übersprungenen Fällen erhalten. Was ist zu tun?

Sie müssen die ExterneID in SORMAS mit der GUID des Falls in SurvNet befüllen. Dazu müssen Sie ggf. einen Export der entsprechenden Datensätze aus SurvNet und anschließend einen Import per csv-Datei in SORMAS vornehmen
Option 1:
Wenn Sie alle Daten eines Falles in SORMAS (nach)gepflegt haben und nur noch die ExterneID/GUID fehlt, dann nehmen Sie die SORMAS-Importdatei für den Import von Fällen, füllen Sie die Pflichtfelder aus und setzen Sie die GUID von SurvNet ein (inkl. der geschweiften Klammern!).
Anschließend führen Sie den Import durch.
Damit haben Sie nun 2 Fälle in SORMAS, die Sie über die Duplikatszusammenführung zu einem Fall zusammenführen. (Der obsolet gewordene Fall wird dabei automatisch gelöscht.)
Danach senden Sie den führenden Fall an SurvNet.
Option 2:
Sie exportieren zunächst die übersprungenen Fälle aus SurvNet.W
Die Daten tragen Sie in die SORMAS-Importdatei für den Import von Fällen ein und setzen die GUID von SurvNet ein (inkl. der geschweiften Klammern!).
Anschließend führen Sie den Import durch.
Damit haben Sie nun 2 Fälle in SORMAS, die Sie über die Duplikatszusammenführung zu einem Fall zusammenführen. (Der obsolet gewordene Fall wird dabei automatisch gelöscht.)
Ggf. pflegen Sie die Vorherigen Krankenhausaufenthalte (s.u.) manuell nach.
Danach senden Sie den führenden Fall an SurvNet.
Zu beachten:
Vorherige Krankenhausaufenthalte können nicht per csv-Datei in SORMAS importiert werden. Sie müssen ggf. manuell in SORMAS nachgeflegt werden.

Bei der Zusammenführung von 2 Fällen (einer mit und einer ohne Aktenzeichen) kommt eine Fehlermeldung mit Aktenzeichen doppelt vergeben.

Ist ein bekanntes Problem, dass eine Fehlermeldung erscheint, wenn man den Fall mit Aktenzeichen mit dem ohne zusammenführt (Fall A mit B zusammenführen):

https://github.com/hzi-braunschweig/SORMAS-Project/issues/5382

Als Lösung führt man die Fälle auf Basis des Falles OHNE Aktenzeichen zusammen (Fall B mit A zusammenführen).

Falls Sie Fragen haben, die hier nicht oder nicht ausreichend erklärt wurden, kontaktieren Sie uns gerne!