FAQs
Fragen, die bereits besonders häufig über die Hotline gestellt wurden, werden hier erklärt. Aktuell finden Sie hier Antworten zu den Themen:
Wir wollten Benutzer anlegen, jedoch wird beim Anlegen der Konten kein Passwort generiert. Es erscheint die Meldung, dass das neue Konto aktiviert werden muss. Ist das so korrekt?
Das ist korrekt. Das SORMAS Benutzerkonto muss anhand eines Links, der per E-Mail versandt wird, aktiviert werden. Ihrer SORMAS-Instanz ist das Programm Keycloak vorgeschaltet, d. h. in SORMAS angelegte Nutzer:innen müssen über die beim Anlegen des Benutzers angegebene E-Mail-Adresse verifiziert werden. Dazu hat das Programm eine E-Mail an die im Benutzerkonto angegebene E-Mail-Adresse verschickt, diese enthält Instruktionen zur Aktivierung, denen Sie folgen müssen.
Alternativ lassen Sie die E-Mail-Adresse beim Anlegen eines neuen Benutzers in SORMAS weg. Auf diese Weise wird Ihnen einmalig ein generiertes Passwort direkt in SORMAS angezeigt. Dies übermitteln Sie dann dem angelegten Benutzer.
Können Listen von Einrichtungen in SORMAS übernommen werden?
Ja, der Import von Einrichtungen wie Krankenhäusern ist über den Menüpunkt Einstellungen > Einrichtungen > Import möglich. Anhand des vorgegebenen CSV Import Templates, welches unter dem genannten Menüpunkt zur Verfügung steht, besteht die Möglichkeit Einrichtungen ins System zu übernehmen.
Wenn man verschiedene Informationen sowohl in SORMAS als auch im IfSG-Programm gespeichert hat, ist dann gewährleistet, dass beide Datenpakete bei der Umstellung auf SORMAS-X gemergt werden?
Wichtige Felder werden von Gesundheitsämtern unterschiedlich genutzt. Daher analysiert das Projekt in einem Vorgespräch gemeinsam mit dem Gesundheitsamt dessen Datenbestand und stellt dann einen teilweise spezifisch angepassten Konverter zur Verfügung. Dieser führt im Rahmen der Umstellung auf SORMAS-X den initialen Datenimport durch und führt erkannte Dubletten zusammen. Nicht erkannte Dubletten müssen danach manuell zusammengeführt werden.
Ist die Migration der SurvNet Daten für SORMAS-X zwingend erforderlich?
Ja, diese Migration ist definitiv notwendig und wird von dem Implementierungsteam begleitet.
Ist es möglich 12h Termine für die Migration über Nacht zu planen?
Ja, diese Möglichkeit besteht.
Weswegen ist ein Termin notwendig? Kann die Migration auch selbstständig erfolgen?
Die Migration wird begleitet von dem Implementierungsteam. Wir bitten davon abzusehen, die Daten eigenständig vorab zu migrieren. Außerdem muss die Arbeit in SORMAS während der Migration unterbrochen werden und Sie können diese erst nach erfolgter Migration wieder aufnehmen, da die Arbeit in SORMAS während der Zeit der Migration vollständig gesperrt ist.
Was muss die IT des Gesundheitsamtes konkret machen? Insbesondere im Bereich SQL-Datenbank. Normalerweise erhalten wir leider keinen Zugriff darauf.
Sie brauchen nur Zugriff auf die SurvNet Datenbank, SORMAS wird vom Roll-Out Team in Bearbeitung genommen.
Werden alle Anhänge von SurvNet in SORMAS mit Importiert?
Anhänge aus SurvNet werden in SORMAS nicht mit importiert.
Lieber einen höheren Migrationsaufwand buchen? Anstatt geringer? Wir stehen bei unter 5000 Fällen, allerdings noch unter weit unter 10.000
Es wird empfohlen lieber einen höheren Migrationsaufwand zu buchen.
Welche Daten werden aus SurvNet nach SORMAS importiert? Fall- und Kontaktpersonendaten und auch Daten von Einrichtungen, Krankenhäusern, Adressen etc.?
Aktuell werden nur Fälle aus Survnet nach Sormas importiert.
Inwiefern sind die Auswertungsfunktionen (Abfragen, Standardabfragen) von SurvNet betroffen vom Umstieg? Was geht nicht mehr?
Es wird nur die Bearbeitung der Fälle gesperrt. Alle anderen Funktionen können weiterhin verwendet werden. Der Bearbeitungsstatus wird nicht von SORMAS gesetzt, so dass entsprechende Filterfunktionen in SurvNet nicht aussagekräftig sind.
Nach der Übergabe des ermittelten Falls an SurvNet können doch auch noch in SurvNet Einzelheiten weiter dokumentiert werden, bevor an die Landesbehörde weitergesendet wird, oder?
Nein, die vollständige Bearbeitung der Fälle ist anschließend in SurvNet gesperrt. Allein das Hinzufügen von Annotationen oder Ähnlichem ist noch möglich.
Datenerfassung in SurvNet nach der Migration abschalten? Wir könnten das prozessual lösen und wären somit weiter in der Lage, SurvNet parallel zu nutzen?
SurvNet kann weiterhin verwendet werden. Es muss prozessual gelöst werden, dass keine Covid Fälle mehr erfasst werden, technisch wird nur sichergestellt, dass die bereits übermittelten und aus SORMAS kommenden Fälle nicht bearbeitet werden können.
Beim Rollout wurden einige Fälle nicht i.R.d. Initialen Imports von SurvNet nach SORMAS importiert. Wir haben ein Liste mit solchen übersprungenen Fällen erhalten. Was ist zu tun?
Sie müssen die ExterneID in SORMAS mit der GUID des Falls in SurvNet befüllen. Dazu müssen Sie ggf. einen Export der entsprechenden Datensätze aus SurvNet und anschließend einen Import per csv-Datei in SORMAS vornehmen
Option 1:
Wenn Sie alle Daten eines Falles in SORMAS (nach)gepflegt haben und nur noch die ExterneID/GUID fehlt, dann nehmen Sie die SORMAS-Importdatei für den Import von Fällen, füllen Sie die Pflichtfelder aus und setzen Sie die GUID von SurvNet ein (inkl. der geschweiften Klammern!).
Anschließend führen Sie den Import durch.
Damit haben Sie nun 2 Fälle in SORMAS, die Sie über die Duplikatszusammenführung zu einem Fall zusammenführen. (Der obsolet gewordene Fall wird dabei automatisch gelöscht.)
Danach senden Sie den führenden Fall an SurvNet.
Option 2:
Sie exportieren zunächst die übersprungenen Fälle aus SurvNet.W
Die Daten tragen Sie in die SORMAS-Importdatei für den Import von Fällen ein und setzen die GUID von SurvNet ein (inkl. der geschweiften Klammern!).
Anschließend führen Sie den Import durch.
Damit haben Sie nun 2 Fälle in SORMAS, die Sie über die Duplikatszusammenführung zu einem Fall zusammenführen. (Der obsolet gewordene Fall wird dabei automatisch gelöscht.)
Ggf. pflegen Sie die Vorherigen Krankenhausaufenthalte (s.u.) manuell nach.
Danach senden Sie den führenden Fall an SurvNet.
Zu beachten:
Vorherige Krankenhausaufenthalte können nicht per csv-Datei in SORMAS importiert werden. Sie müssen ggf. manuell in SORMAS nachgeflegt werden.
Falls Sie Fragen haben, die hier nicht oder nicht ausreichend erklärt wurden, kontaktieren Sie uns gerne!