FAQs

Fragen, die bereits besonders häufig über die Hotline gestellt wurden, werden hier erklärt. Aktuell finden Sie hier Antworten zu den Themen:

Wie rufe ich die Anzahl an genesenen Fällen auf?

Die Anzahl an genesenen Fällen können Sie in SORMAS über den Menüpunkt „Fälle“ aufrufen.
Unter diesem Menüpunkt können Sie im Fallverzeichnis den Filter „Verlauf der Erkrankung“ anwenden und dort nach „Erholt“ filtern.

Zusätzlich ist es auch möglich, die erholten bzw. genesenen Fälle über den Menüpunkt „Statistik“ einzusehen. Dort fügen Sie einen Filter hinzu und wählen für diesen das Merkmal „Verlauf der Erkrankungen“ aus und wählen dort das Merkmal „Erholt“.  Über den Button „Erstellen“ können Sie sich die entsprechende Statistiken in unterschiedlichen Formen darstellen lassen.

Wie sehe ich die Anzahl der Fälle in spezifischen Einrichtungen?

Wenn Sie sich im Menüpunkt „Fälle“ befinden, haben Sie die Möglichkeit unter dem Filter „ID, Name, EPID-Nummer, Einrichtung“ nach der jeweiligen gewünschten Einrichtung filtern. Anschließend finden Sie unter dem Filterbereich „Alle“ blau hinterlegt die Anzahl der Fälle in den jeweiligen Institutionen.

Welche neuen Features bietet SORMAS?

SORMAS bietet eine Vielzahl an Funktionen die regelmäßig erweitert werden. Über neue Features informieren wir Sie regelmäßig im Rahmen unserer Updates. (hier klicken).

Wie filtere ich nach Follow-up Ende?

Unter dem Menüpunkt „Fälle“ wählen sich im Fallverzeichnis über den Button „Mehr Filter Anzeigen“ das gewünschte Enddatum der Quarantäne aus. Alternativ können Sie in den Kategorien des Fallverzeichnisses auf die Kategorie „Ende der Quarantäne“ klicken, um sich das Ende der Quarantäne in chronologischer Reihenfolge anzeigen zu lassen.

Wie gebe ich einen Tod durch eine andere Ursache als COVID-19 an?

Unter dem Menüpunkt „Fall“ öffnen Sie per Doppelklick den Fall den Sie bearbeiten möchten. Unter dem Reiter „Fall“ kann dann der Verlauf der Erkrankung des Falls als „Unbekannt“ klassifiziert werden. Unter dem Reiter „Fallperson“ kann für den aktuellen zustand der Person dann „tot“ ausgewählt werden; unter Todesursache „andere Ursache“ und unter Verantwortliche Krankheit geben Sie die entsprechende Krankheit an.

Was muss ich tun, wenn ich einen Fall versehentlich auf „verstorben“ gesetzt habe?

Die Person wird unter „Fall“ wieder auf erholt o.ä. gesetzt. Zusätzlich muss die Person unter dem Reiter „Fall Person“ auf „lebendig“ gesetzt werden, da sie sonst im Dashboard weiterhin als verstorben angezeigt werden würde und damit die Statistik fälscht.

Was ist ein Signal?

Als „Signal(e)“ werden Informationen oder Hinweise über COVID-19 bezeichnet.
Es gibt unterschiedliche Quellen von Signalen, diese können bspw. durch die Bevölkerung oder Polizei per Telefon, E-Mail oder persönlich gemeldet werden. Sie können jedoch auch per Social Media, Nachrichten, Twitter-Analysen oder Algorithmen aufgedeckt werden.
Zu einem Signal gehören die Person, die es gemeldet hat, das Meldedatum, eine Beschreibung des Signals sowie den/die Fall/Fälle, die mit dem Signal in Verbindung stehen.

Was ist ein Ereignis?

Ein „Ereignis“ ist eine Veranstaltung bzw. Vorkommnis in Zusammenhang mit COVID-19.
Es hat einen Fall und und kann mehrere Kontakte und Teilnehmer haben. Diese können in Fälle konvertiert werden, sofern notwendig.
Zu einem Ereignis gehört das Meldedatum, eine Beschreibung des Ereignisses sowie die Lokalisation.
Wenn in einem Haushalt mehr als eine Person leben, werden für das Kluster alle Ereignisteilnehmer als Kontakte das ersten Falls definiert. Wird ein zweiter oder folgenden Haushaltsmitglieder in Fälle konvertiert sollte SORMAS fragen, ob diese Haushaltsmitglieder ebenfalls Kontakte des ersten Falles sind und ob  die Nachverfolgungszeit auf Basis der Symptome des letzten Falles innerhalb des Haushaltes verlängert werden muss.

Kann SORMAS ÖGD auf andere meldepflichtige Krankheiten gemäß IfSG ausgeweitet werden?

Grundsätzlich ist es möglich weitere meldepflichtige Erkrankungen mit Hilfe von SORMAS nachzuvervolgen. International sind die unten stehenden Erkrankungen in SORMAS integriert. Für den deutschen Raum ist SORMAS bisher jedoch nur für die Verwendung im Bezug auf COVID-19 geplant.

Diese Krankheiten bestehen neben Covid19 bereits in SORMAS (nicht im deutschen Raum):
– akute schlaffe Lähmung
– Milzbrand
– Cholera
– Kongenitale Röteln
– Dengue-Fieber
– Ebola
– Medinawurm
– Tollwut
– Influenza (neuer Subtyp)
– Lassa
– Masern
– Affenpocken
– Meningitis (CSM)
– Pest
– Poliomyelitis

Ist eine Mehrfachanmeldung in SORMAS möglich?

Ja. Man kann sich mit einer Rolle in mehreren Fenstern und/oder Taps in SORMAS anmelden und so in mehreren Menüpunkten parallel arbeiten.

Können Aufgaben automatisch zugeteilt werden?

Ja. Eine Konfiguration von automatisch erzeugter Aufgaben ist möglich und kann von Netzlink in den Datenbankkonfiguration über TASK_GENERATION_CASE_SURVEILLANCE konfiguriert werden. Diese Konfigurationen ist für deutsche Ämter standardmäßig ausgeschaltet, kann auf Wunsch aber eingeschaltet werden.

Kann der Isolationszeitraum vom Gesundheitsamt individuell eingestellt werden?

Ja, die Dauer des Isolationszeitraumes kann individuell eingestellt werden. Beachten Sie dabei jedoch bitte die rechtlichen Vorgaben.

Sie können den Isolationszeitraum für Fälle und Kontakte unterschiedlich einstellen.

Standardmäßig
ist der Isolationszeitraum auf 14 Tage gesetzt. Möchten Sie diesen
anpassen, schreiben Sie bitte eine E-Mail an Netzlink über
support@sormas-oegd.de.

Wie importiere ich Fälle/ Kontakte in SORMAS?

Generell können nur Admins Fälle und Kontakte in SORMAS importieren. Dafür gibt es unter den jeweiligen Menüpunkten den Button „Import“. Klicken Sie auf „Import“ und lesen Sie sich die einzelnen Schritte sorgsam durch. Laden Sie das unter Schritt 3 vorzufindene Template herunter.
Öffnen Sie in Excel die Sormas-Import-CSV Datei (Template). Markieren Sie das ganze Template-Dokument und formatieren Sie die Zeilen in „Text“ um.
Füllen Sie nun das Template entsprechen den Anleitungen (Schritt 1&2) aus.
Dann laden Sie sich Notepad++ herunter. Öffnen Sie die von Ihnen ausgefüllte SOMRAS-Import-CSV Datei in Notepad++. Klicken Sie auf den Reiter „Kodierung“ und dann „konvertiere zu UFT-8“. Überprüfen Sie, ob unten im Notepad++ Programm „UFT-8“ steht. Wenn ja, öffnen Sie den Reiter „Datei“ und speichern Sie die Datei unter „Speichern unter“.
Jetzt können Sie die Datei in SORMAS importieren.

Wie wird bei SORMAS-X in der SORMAS zu SurvNet-Schnittstelle die Externe ID bzw. GUID genutzt?

Generell dient die Externe ID dazu, die eindeutige Verbindung von einem Fall / Person / Ereignis in SORMAS (Feld Externe ID) mit demselben Fall / Person / Ereignis in einem externen System (z.B. SurvNet: Feld GUID) herzustellen.

Detaillierte Informationen bzgl. der Verwendung der Felder Aktenzeichen und Externe ID finden Sie in der Schnittstellendokumentation SORMAS zu SurvNet (PDF-Download).

Werden Todesfälle bei SORMAS-X an SurvNet übermittelt?

Ja, Todesfälle und die dazugehörigen Informationen werden über die Schnittstelle an SurvNet übermittelt.

Wie funktionieren die Symptomtagebücher?

Das digitale Symptomtagebuch zur Quarantäne-Überwachung ermöglicht es Mitarbeiter:innen des Gesundheitsamtes wertvolle Zeit einzusparen, indem sie Personen in häuslicher Absonderung nicht mehr täglich anrufen müssen. Stattdessen erhalten Personen über das digitale Symptomtagebuch mindestens einmal pro Tag eine Erinnerung selbstständig einen kurzen Fragebogen über das Vorliegen von Symptomen auszufüllen. Der Fragebogen ist kompatibel mit den entsprechenden in SORMAS dargestellten und mit dem RKI abgestimmten Feldern. Diese Informationen werden dann automatisch in SORMAS des zuständigen Gesundheitsamtes übertragen.

Durch die Integration eines digitalen Symptomtagebuchs in die SORMAS-Plattform ist die Aktivierung eines Tagebuchs mit nur einem Klick möglich. Das Symptomtagebuch benötigt keine weitere Nutzeroberfläche für die Gesundheitsamt Mitarbeiter:innen und wird rein aus SORMAS heraus angesteuert.

Basierend auf den Daten bereits aktiver Gesundheitsämter erreichen diese im Rahmen der Quarantäne-Überwachungeine Entlastung und Zeitersparnis von fast 70%.

Kann das Tagebuch in Haushalten mit mehreren Personen genutzt werden?

Mehrere Familienmitglieder können mit derselben E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer für das Symptomtagebuch registriert werden. Hierfür muss lediglich jedes Familienmitglied als eigenständiger Kontakt mit individuellem Vor- und Nachnamen in SORMAS angelegt und in jeder Akte dieselbe Mobilfunknummer oder E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

Können Pflichtfelder individuell konfiguriert werden?

Um eine einheitliche Schnittstelle zur SORMAS-Anwendung im Gesundheitsamt sicherzustellen, ist bis auf Weiteres nicht vorgesehen, Felder im Tagebuch individuell konfigurierbar zu machen.

Kann man im Symptomtagebuch verschiedene Sprachen auswählen?

Die deutsche Sprachversion ist voreingestellt und unmittelbar verfügbar und verknüpft. Bei ausreichendem Bedarf können weitere Sprachen verfügbar gemacht werden.

Können Nutzer:innen weitere Kontaktpersonen im Symptomtagebuch erfassen?

Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es derzeit nicht möglich, Daten zu verschiedenen Personen über ein Nutzer:innen-Konto des Symptomtagebuches zu erfassen.

Wie erfolgt die Auswertung der ausgefüllten Symtomtagebücher?

In SORMAS können die Daten aus den Symptomtagebücher in der Nachverfolgungs-Ansicht eingesehen und ausgewertet werden. Daten, die über das Symptomtagebuch eingegangen sind, sind mit einem Handy-Symbol in SORMAS kenntlich gemacht. Durch das Setzen eines Filters („Symptomtagebuch-Status“) werden in SORMAS nur diejenigen Personen angezeigt, für die ein Symptomtagebuch aktiviert wurde. Farblich kann weiterhin zwischen der Angabe von Symptomen (rot), keinen Symptomen (grün) und dem Versäumen des Ausfüllens (grau) unterschieden werden. Daraufhin können weitere Handlungen seitens des Gesundheitsamtes eingeleitet und ein reibungsloser Prozess der Quarantäne-Überwachung gewährleistet werden.

Weiterführende Informationen Informationen finden Sie in unseren >>Dokumenten<<.

Können individuelle Einstellungne für einzelne Ämter oder Bundesländer getroffen werden?

SORMAS-X wird grundsätzlich für alle Gesundheitsämter in einer gemeinsamen Anwendung bereitgestellt. Individuelle Besonderheiten können entweder im Rahmen der jeweiligen Konfiguration vorgenommen werden oder sie werden allen Gesundheitsämtern zur Verfügung gestellt. Die Entwicklung und Pflege von zusätzlichen Funktionen für spezielle Anforderungen einzelner Bundesländer oder Gesundheitsämter ist grundsätzlich möglich. Da SORMAS open source ist, stehen auch Dritten die Möglichkeit offen zusätzliche Module für und kompatibel mit SORMAS zu erstellen. Dies wird im Rahmen der Bildung einer SORMAS open source community ausdrücklich unterstützt. Ob dies im Rahmen der BMG-Förderung im Rahnen des SORMAS@DEMIS Projektes erfolgt oder ggf. durch Dritte, z.B. einem Bundesland finanziert wird kann, muss im Einzelfall entschieden werden.

Welche Fall-Definitionskategorien verwendet SORMAS?

SORMAS
nutzt mittlerweile die Falldefinitionskategorien des Robert-Koch
Instituts (RKI). Damit wurden die bisher verwendeten Kategorien der WHO
ersetzt, da die Gesundheitsämter die Meldungen an die zuständigen
Landesbehörden gemäß dieser Kategorien durchführen. Dadurch ergeben sich
folgende Änderungen:

Verdachtsfall A (klinisch-diagnostizierte Erkrankung)
Wahrscheinlicher Fall B (klinisch-epidemiologisch bestätigte Erkrankung)
Bestätigter Fall C (klinisch-labordiagnostisch bestätigte Erkrankung)
D (Labordiagnostisch nachgewiesene Erkrankung, nicht erfülltes klinisches Bild)
E (Labordiagnostisch nachgewiesene Erkrankung, unbekanntes klinisches Bild)

Das vollständige Migrationskonzept der Falldefinitionskategorien des RKI ist unter >>Dokumente<< zu finden.

Wie funktioniert der Datenaustausch über den SurvNet Webservice?

Beim SurvNet Webservice handelt es sich um einen vom RKI bereitgestellten Transportweg für verschlüsselte Daten zwischen SurvNet Sende- und Empfangsstellen im deutschen Gesundheitswesen. Der Service stellt über ein Public Key Verfahren die Vertraulichkeit der Daten zwischen den zertifizierten Parteien sicher. In der SurvNet Infrastruktur besitzt jede Sende- und Empfangsstelle eine eindeutige Codesite ID, die vom RKI vergeben wird und für die ein Zertifikat beim RKI registriert wird. Im Betrieb bedeutet dies, dass der Sender die verschlüsselten Daten an den SurvNet Webservice überträgt, d.h. die verschlüsselten Daten dort hinterlegt werden. Der Empfänger wiederum fragt am Webservice das Vorhandensein von Daten für seine Codesite ID ab und kann diese anschließend herunterladen und mit Hilfe des eigenen Zertifikates entschlüsseln.

Kann SORMAS in Verbindung mit Keycloak verwendet werden?

Ja, es ist möglich die Benutzerauthentifizierung von SORMAS über Keycloak auszuführen. Um die Benutzer mittels Keycloak in SORMAS zu authentifizieren, müssen diese lokal in SORMAS mit den notwendigen Rechten und Eigenschaften hinterlegt sein, d.h. über Keycloak findet ausschließlich die Benutzerauthentifizierung statt. Das genaue Vorgehen für das jeweilige Gesundheitsamt sollte während der Vorbereitungen zur Inbetriebnahme mit den Verantwortlichen vor Ort sowie der Firma Netzlink abgestimmt werden.

Können Listen von Einrichtungen in SORMAS übernommen werden?

Ja, der Import von Einrichtungen (z.B. Krankenhaus etc.) ist über den Menüpunkt Einstellungen > Einrichtungen > Import möglich. Anhand des vorgegeben csv Import Templates, welches unter dem genannten Menüpunkt zur Verfügung steht, besteht die Möglichkeit Einrichtungen ins System zu übernehmen.

Welche Daten werden bei SORMAS-X von SORMAS an SurvNet übermittelt?

Es werden alle IfSG-relevanten Daten übermittelt. Weitere Angaben finden Sie in der Schnittstellendokumentation SORMAS zu SurvNet (PDF-Download).

Was ist der Unterschied zwischen SORMAS-L und SORMAS-X

Während SORMAS-L (Local) keine Möglichkeit einer Schnittstellenaktivierung bietet, kann in SORMAS-X (eXchange) eine Aktivierung für Schnittstellen erfolgen. Wenn Sie SORMAS-L nutzen und Schnittstellen nutzen wollen, müssen Sie zunächst eine Migration zu SORMAS-X durchführen.

Inwiefern sind die Auswertungsfunktionen (Abfragen, Standardabfragen) von SurvNet betroffen vom Umstieg? Was geht nicht mehr?

Es wird nur die Bearbeitung der Fälle gesperrt. Alle anderen Funktionen können weiterhin verwendet werden. Aber, beispielsweise auch der Bearbeitungsstatut etc. ist nicht mehr erreichbar, entsrprechende Filterfunktionen könne beeinflusst werden.

Nach der Übergabe des ermittelten Falls an SurvNet können doch auch noch in SurvNet Einzelheiten weiter dokumentiert werden, bevor an die Landesbehörde weitergesendet wird, oder?

Nein, die vollständige Bearbeitung der Fälle ist anschließend in SurvNet gesperrt. Allen das hinzufügen von Annotationen oder Ähnlichem ist noch möglich.

Datenerfassung in SurvNet nach der Migration abschalten? Wir könnten das prozessual lösen und wären somit weiter in der Lage, SurvNet parallel zu nutzen?

SurvNet kann weiterhin verwendet werden. Es muss prozessual gelöst werden, dass keine Covid Fälle mehr erfasst werden, technisch wird nur sichergestellt, dass die bereits übermittelten und aus SORMAS kommenden Fälle nicht bearbeitet werden können.

Wie ist die Verbindung zu SurvNet wenn Daten im SORMAS gelöscht werden?

Wenn ein Fall in SORMAS gelöscht wird, wird diese Löschanfrage automatisch an SurvNet weitergegeben und mit dem nächsten Senden/Einlesen in SurvNet in Form des “Fall verwerfen” umgesetzt.

Ist es zwingend erforderlich das SurvNet oder andere Fachanwendungen vorhanden sind um Fälle an die jeweiligen Landesstellen zu melden?

Das Projekt hat bereits alle Hersteller von IfSG Fachanwendungen frühzeitig angeschrieben, um die Schnittstellen gemeinsam zu ermöglichen. Einige Fachanwendungen sind diesbezüglich bereits weit fortgeschritten (z.B. Octoware und Äskulab). Das Projekt hat die Absicht zu allen IfSG Fachanwendungen dieselben Schnittstellenfunktionen zu ermöglichen wie mit SurvNet. Für die Pilotierung hat die Schnittstelle mit SurvNet Priorität, weil sie technisch die Basis für die anderen IfSG Fachanwendungen darstellt. Derzeit liegt kein Auftrag vor, dass SORMAS direkt an die SurvNet-Instanz der jeweiligen Landesbehörde übermittelt, daher ist im Gesundheitsamt eine lokale Installation von SurvNet oder einer anderen IfSG Fachanwendung ist erforderlich in die SORMAS die Daten zur überträgt, so dass von dort aus die Übermittlung an die Landesbehörde erfolgt.

Ist dann die Schnittstelle DEMIS-Survnet nicht mehr möglich? Also kommen Laborergebnisse ausschließlich durch DEMIS-SORMAS rein?

Die Meldungen kommen sowohl in der SurvNet-, als auch in der SORMAS-Instanz an. Die Meldungsbearbeitung sollte allerdings ausschließlich über SORMAS erfolgen.

Was ist mit dem DEMIS Import? Müssen wir da was machen?

Nein, der Anschluss erfolgt über den DEMIS Adapter, der von Nezlink an die jeweilige Sormas Instanz angeschlossen wird. Der DEMIS-Adapter ist wichtig für das Absetzen von Meldungen, der Empfang dieser wird vom DEMIS-Importer unterstützt

Ist es geplant, dass auch Abstrichzentren oder mobile Abstrichteams über SORMAS organisiert werden können?

Die Organisation in SORMAS für Abstrichzentren und mobile Abstrichteams steht auf der internen SORMAS-Wunschliste

Kann man denn nicht automatisiert nur veränderte/neue Datensätze senden lassen?

Seit der Version 1.59 ist es möglich im Fallverzeichnis nach nicht übertragenen oder nach in der letzten Übertragung geänderten Fällen zu filtern. Diese Fälle können dann markiert werden und im Massenbearbeitungsmodus an SurvNet übertragen werden.

Ist eine Falldefinitionskategorie für Schnelltests vorgesehen?

Von Seiten des RKI gilt ein Schnelltest als labordiagnostischer Nachweis, weshalb der Fall in die Kategorie C-E, abhängig von den Symptomen, eingeordnet werden kann. Eine andere Möglichkeit der Handhabung wäre die Fälle solange als Fallkategorie 0 zu führen, bis das angeordnete PCR – Ergebnis vorliegt. Die Übermittlung von Fällen mit positivem Antigennachweis ist gemäß Falldefinition jedoch vorgesehen.

Wie kann man sehen, welche Fälle heute neu angelegt wurden oder verändert wurden?

Sormas bietet die Möglichkeit, die angezeigten Daten im Fallverzeichnis nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Unter anderem kann so auch nach neu angelegten Fällen über den Filter Meldedatum gesucht werden.

Erfolgt nach der Freischaltung der Schnittstellen generell die Arbeit über SORMAS oder betrifft dies nur COVID-19 Fälle?

SORMAS unterstützt das Fall- und Kontaktpersonenmanagement während der COVID-19-Pandemie, somit erfolgt für COVID-19 eine Bearbeitung ausschließlich über SORMAS und die angeschlossenen Schnittstellen. Für alle anderen meldepflichtigen Infektionskrankheiten wird weiterhin direkt SurvNet oder eine der anderen IfSG-Fachanwendungen zur Bearbeitung verwendet.

Falls Sie Fragen haben, die hier nicht oder nicht ausreichend erklärt wurden, kontaktieren Sie uns gerne!