Drei Stellwände die zusammen FAQ ergeben

FAQs

Fragen, die bereits besonders häufig über die Hotline gestellt wurden, werden hier erklärt. Aktuell finden Sie hier Antworten zu den Themen:

Wie rufe ich die Anzahl an genesenen Fällen auf?

Die Anzahl an genesenen Fällen können Sie in SORMAS über den Menüpunkt „Fälle“ aufrufen.
Unter diesem Menüpunkt können Sie im Fallverzeichnis den Filter „Verlauf der Erkrankung“ anwenden und dort nach „Genesen“ filtern.
Zusätzlich ist es auch möglich, die genesenen Fälle über den Menüpunkt „Statistik“ einzusehen. Dort fügen Sie einen Filter hinzu und wählen für diesen das Merkmal „Verlauf der Erkrankungen“ und anschließend das Merkmal „Genesen“. Über den Button „Erstellen“ können Sie sich die entsprechende Statistik in unterschiedlichen Formen darstellen lassen.

Wie sehe ich die Anzahl der Fälle in spezifischen Einrichtungen?

Wenn Sie sich im Fallverzeichnis befinden, haben Sie die Möglichkeit über den Filter „ID, EPID-Nummer, externe-ID, Einrichtung“ nach der gewünschten Einrichtung zu suchen. Das Fallverzeichnis zeigt Ihnen daraufhin alle zu Ihrer Suche passenden Ergebnisse an. Im hellblauen Schnellfilter „Alle“ wird Ihnen die Anzahl der Fälle in den jeweiligen Institutionen angezeigt.

Welche neuen Features bietet SORMAS?

SORMAS bietet eine Vielzahl an Funktionen die regelmäßig erweitert werden. Über neue Features informieren wir Sie regelmäßig im Rahmen unserer Updates. (hier klicken).

Wie filtere ich nach Follow-up Ende?

Unter dem Menüpunkt „Fälle“ wählen Sie im Fallverzeichnis über den Button „Mehr Filter Anzeigen“ das gewünschte Enddatum der Nachverfolgung aus. Alternativ können Sie in der Fallliste im Fallverzeichnis auf die Spalte „Nachverfolgung bis“ klicken, um sich das Ende der Quarantäne in chronologischer Reihenfolge anzeigen zu lassen.

Wie gebe ich einen Tod durch eine andere Ursache als COVID-19 an?

Unter dem Menüpunkt „Fall“ öffnen Sie per Doppelklick den Fall, den Sie bearbeiten möchten. Unter dem Reiter „Fall“ kann dann der Verlauf der Erkrankung des Falls als „Unbekannt“ klassifiziert werden, da der Fall nicht an Covid19 verstorben ist. Anschließend kann unter dem Reiter „Fallperson“ für den aktuellen Zustand der Person „tot“ ausgewählt werden, unter „Todesursache“ „andere Ursache“ und unter „Verantwortliche Krankheit“ geben Sie die entsprechende Krankheit an.

Was muss ich tun, wenn ich einen Fall versehentlich auf „verstorben“ gesetzt habe?

Die Person wird im Reiter „Fall“ wieder auf „Genesen” o.ä. gesetzt. Zusätzlich muss der “Aktuelle Zustand der Person” unter dem Reiter „Fall Person“ auf „Lebendig“ gesetzt werden, da diese sonst im Dashboard weiterhin als verstorben angezeigt werden würde und damit die Statistik fälscht.

Kann SORMAS ÖGD auf andere meldepflichtige Krankheiten gemäß IfSG ausgeweitet werden?

Grundsätzlich ist es möglich, weitere meldepflichtige Erkrankungen mit Hilfe von SORMAS nachzuverfolgen. International sind die untenstehenden Erkrankungen in SORMAS integriert. Für den deutschen Raum ist SORMAS bisher jedoch nur für die Verwendung in Bezug auf COVID-19 geplant.
Diese Krankheiten bestehen neben Covid19 bereits in SORMAS (nicht im deutschen Raum):
– akute schlaffe Lähmung
– Milzbrand
– Cholera
– Kongenitale Röteln
– Dengue-Fieber
– Ebola
– Medinawurm
– Tollwut
– Influenza (neuer Subtyp)
– Lassa
– Masern
– Affenpocken
– Meningitis (CSM)
– Pest
– Poliomyelitis

Ist eine Mehrfachanmeldung in SORMAS möglich?

Ja. Man kann sich mit einer Rolle in mehreren Fenstern und/oder Tabs in SORMAS anmelden und so in mehreren Menüpunkten parallel arbeiten.

Können Aufgaben automatisch zugeteilt werden?

Ja. Eine automatische Erzeugung von Aufgaben ist möglich und kann von Netzlink durch das Feature TASK_GENERATION_CASE_SURVEILLANCE aktiviert werden. Die Aufgaben werden dabei an alle berechtigten Bearbeiter beliebig verteilt (lässt sich jedoch nicht individuell konfigurieren). Diese Konfiguration ist für deutsche Ämter standardmäßig ausgeschaltet, kann aber auf Wunsch eingeschaltet werden. Bei Fragen hierzu oder wenn Sie die Konfiguration einschalten lassen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Netzlink Support auf. Der IT-Support ist über die Adresse: support@SORMAS-oegd.de oder unter der+49 531 480 302010 rund um die Uhr zu erreichen.

Kann der Isolationszeitraum vom Gesundheitsamt individuell eingestellt werden?

Ja, die Dauer des Isolationszeitraumes kann individuell eingestellt werden. Beachten Sie dabei jedoch bitte die rechtlichen Vorgaben.
Standardmäßig ist der Isolationszeitraum auf 10 Tage gesetzt. Möchten Sie diesen anpassen, wenden Sie sich bitte mit einer E-Mail an Netzlink über support@SORMAS-oegd.de.


Wie importiere ich Fälle/ Kontakte in SORMAS?

Generell können nur Administrator:innen Fälle und Kontakte in SORMAS importieren. Dafür steht Ihnen unter den jeweiligen Menüpunkten der Button „Import“ zur Verfügung. Klicken Sie auf „Import“ und lesen Sie sich die einzelnen Schritte sorgsam durch. Laden Sie das unter Schritt 3 vorzufindende Template herunter.
Öffnen Sie in Excel die SORMAS-Import-CSV Datei (Template). Markieren Sie das ganze Template-Dokument und formatieren Sie die Zeilen in „Text“ um.
Füllen Sie nun das Template den Anleitungen entsprechend (Schritt 1&2) aus.
Dann laden Sie sich Notepad++ herunter. Öffnen Sie die von Ihnen ausgefüllte SOMRAS-Import-CSV Datei in Notepad++. Klicken Sie auf den Reiter „Kodierung“ und dann „konvertiere zu UFT-8“. Überprüfen Sie, ob unten im Notepad++ Programm „UFT-8“ steht. Wenn ja, öffnen Sie den Reiter „Datei“ und speichern Sie die Datei unter „Speichern unter“. Jetzt können Sie die Datei in SORMAS importieren.

Wie wird bei SORMAS-X in der SORMAS zu SurvNet-Schnittstelle die Externe ID bzw. GUID genutzt?
Generell dient die Externe ID dazu, die eindeutige Verbindung von einem Fall / Person / Ereignis in SORMAS (Feld Externe ID) mit demselben Fall / Person / Ereignis in einem externen System (z.B. SurvNet: Feld GUID) herzustellen. Detaillierte Informationen bzgl. der Verwendung der Felder Aktenzeichen und Externe ID finden Sie in der Schnittstellendokumentation SORMAS zu SurvNet (PDF-Download).
Werden Todesfälle bei SORMAS-X an SurvNet übermittelt?
Ja, Todesfälle und die dazugehörigen Informationen werden über die Schnittstelle an SurvNet übermittelt.
Wie funktionieren die Symptomtagebücher?
Das digitale Symptomtagebuch zur Quarantäne-Überwachung ermöglicht es Mitarbeiter:innen des Gesundheitsamtes wertvolle Zeit einzusparen, indem sie Personen in häuslicher Absonderung nicht mehr täglich anrufen müssen. Stattdessen erhalten Personen über das digitale Symptomtagebuch mindestens einmal pro Tag eine Erinnerung selbstständig einen kurzen Fragebogen über das Vorliegen von Symptomen auszufüllen. Der Fragebogen ist kompatibel mit den entsprechenden in SORMAS dargestellten und mit dem RKI abgestimmten Feldern. Diese Informationen werden dann automatisch in SORMAS des zuständigen Gesundheitsamtes übertragen. Durch die Integration eines digitalen Symptomtagebuchs in die SORMAS-Plattform ist die Aktivierung eines Tagebuchs mit nur einem Klick möglich. Das Symptomtagebuch benötigt keine weitere Nutzeroberfläche für die Gesundheitsamt Mitarbeiter:innen und wird rein aus SORMAS heraus angesteuert. Basierend auf den Daten bereits aktiver Gesundheitsämter erreichen diese im Rahmen der Quarantäne-Überwachungeine Entlastung und Zeitersparnis von fast 70%.
Kann das Tagebuch in Haushalten mit mehreren Personen genutzt werden?

Mehrere Familienmitglieder können mit derselben E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer für das Symptomtagebuch registriert werden. Hierfür muss lediglich jedes Familienmitglied als eigenständiger Kontakt mit individuellem Vor- und Nachnamen in SORMAS angelegt und in jeder Akte dieselbe Mobilfunknummer oder E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

Können Pflichtfelder individuell konfiguriert werden?

Um eine einheitliche Schnittstelle zur SORMAS-Anwendung im Gesundheitsamt sicherzustellen, ist bis auf Weiteres nicht vorgesehen, Felder im Tagebuch individuell konfigurierbar zu machen.

Können Nutzer:innen weitere Kontaktpersonen im Symptomtagebuch erfassen?

Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es derzeit nicht möglich, Daten zu verschiedenen Personen über ein Nutzer:innen-Konto des Symptomtagebuches zu erfassen.

Wie erfolgt die Auswertung der ausgefüllten Symptomtagebücher?

In SORMAS können die Daten aus den Symptomtagebüchern in der Nachverfolgungs-Ansicht eingesehen und ausgewertet werden. Daten, die über das Symptomtagebuch eingegangen sind, sind mit einem Handy-Symbol in SORMAS kenntlich gemacht. Durch das Setzen eines Filters („Symptomtagebuch-Status“) werden in SORMAS nur diejenigen Personen angezeigt, für die ein Symptomtagebuch aktiviert wurde. Farblich kann weiterhin zwischen der Angabe von Symptomen (rot), keinen Symptomen (grün) und dem Versäumen des Ausfüllens (grau) unterschieden werden. Daraufhin können weitere Handlungen seitens des Gesundheitsamtes eingeleitet und ein reibungsloser Prozess der Quarantäne-Überwachung gewährleistet werden.

Weiterführende Informationen Informationen finden Sie in unseren >>Dokumenten<<.

Gibt es Unterschiede in der SORMAS-Installation zwischen den einzelnen Bundesländern bzw. Gesundheitsämtern?

SORMAS-X wird grundsätzlich für alle Gesundheitsämter in einer gemeinsamen Anwendung bereitgestellt. Individuelle Besonderheiten können entweder im Rahmen der jeweiligen Konfiguration vorgenommen werden oder sie werden allen Gesundheitsämtern zur Verfügung gestellt. Die Entwicklung und Pflege von zusätzlichen Funktionen für spezielle Anforderungen einzelner Bundesländer oder Gesundheitsämter ist grundsätzlich möglich. Da SORMAS open source ist, steht auch Dritten die Möglichkeit offen, zusätzliche Module für und kompatibel mit SORMAS zu erstellen. Dies wird im Rahmen der Bildung einer SORMAS open source community ausdrücklich unterstützt. Ob dies im Rahmen der BMG-Förderung und im Rahmen des SORMAS@DEMIS Projektes erfolgt oder ggf. durch Dritte, z. B. einem Bundesland, finanziert wird, muss im Einzelfall entschieden werden.

Welche Fall-Definitionskategorien verwendet SORMAS?
SORMAS nutzt mittlerweile die Falldefinitionskategorien des Robert-Koch Instituts (RKI). Damit wurden die bisher verwendeten Kategorien der WHO ersetzt, da die Gesundheitsämter die Meldungen an die zuständigen Landesbehörden gemäß dieser Kategorien durchführen. Dadurch ergeben sich folgende Änderungen:
Verdachtsfall A (klinisch-diagnostizierte Erkrankung)
Wahrscheinlicher Fall B (klinisch-epidemiologisch bestätigte Erkrankung)
Bestätigter Fall C (klinisch-labordiagnostisch bestätigte Erkrankung)
D (Labordiagnostisch nachgewiesene Erkrankung, nicht erfülltes klinisches Bild)
E (Labordiagnostisch nachgewiesene Erkrankung, unbekanntes klinisches Bild)
Das vollständige Migrationskonzept der Falldefinitionskategorien des RKI ist unter >>Dokumente<< zu finden.
Wir wollten Benutzer anlegen, jedoch wird beim Anlegen der Konten kein Passwort generiert. Es erscheint die Meldung, dass das neue Konto aktiviert werden muss. Ist das so korrekt?

Das ist korrekt. Das SORMAS Benutzerkonto muss anhand eines Links, der per E-Mail versandt wird, aktiviert werden. Ihrer SORMAS-Instanz ist das Programm Keycloak vorgeschaltet, d. h. in SORMAS angelegte Nutzer:innen müssen über die beim Anlegen des Benutzers angegebene E-Mail-Adresse verifiziert werden. Dazu hat das Programm eine E-Mail an die im Benutzerkonto angegebene E-Mail-Adresse verschickt, diese enthält Instruktionen zur Aktivierung, denen Sie folgen müssen.
Alternativ lassen Sie die E-Mail-Adresse beim Anlegen eines neuen Benutzers in SORMAS weg. Auf diese Weise wird Ihnen einmalig ein generiertes Passwort direkt in SORMAS angezeigt. Dies übermitteln Sie dann dem angelegten Benutzer.

Können Listen von Einrichtungen in SORMAS übernommen werden?

Ja, der Import von Einrichtungen wie Krankenhäusern ist über den Menüpunkt Einstellungen > Einrichtungen > Import möglich. Anhand des vorgegebenen CSV Import Templates, welches unter dem genannten Menüpunkt zur Verfügung steht, besteht die Möglichkeit Einrichtungen ins System zu übernehmen.

Welche Daten werden bei SORMAS-X von SORMAS an SurvNet übermittelt?

Es werden alle IfSG-relevanten Daten übermittelt. Weitere Angaben finden Sie in der Schnittstellendokumentation SORMAS zu SurvNet (PDF-Download).

Inwiefern sind die Auswertungsfunktionen (Abfragen, Standardabfragen) von SurvNet betroffen vom Umstieg? Was geht nicht mehr?

Es wird nur die Bearbeitung der Fälle gesperrt. Alle anderen Funktionen können weiterhin verwendet werden. Der Bearbeitungsstatus wird nicht von SORMAS gesetzt, so dass entsprechende Filterfunktionen in SurvNet nicht aussagekräftig sind.

Nach der Übergabe des ermittelten Falls an SurvNet können doch auch noch in SurvNet Einzelheiten weiter dokumentiert werden, bevor an die Landesbehörde weitergesendet wird, oder?

Nein, die vollständige Bearbeitung der Fälle ist anschließend in SurvNet gesperrt. Allein das Hinzufügen von Annotationen oder Ähnlichem ist noch möglich.

Datenerfassung in SurvNet nach der Migration abschalten? Wir könnten das prozessual lösen und wären somit weiter in der Lage, SurvNet parallel zu nutzen?

SurvNet kann weiterhin verwendet werden. Es muss prozessual gelöst werden, dass keine Covid Fälle mehr erfasst werden, technisch wird nur sichergestellt, dass die bereits übermittelten und aus SORMAS kommenden Fälle nicht bearbeitet werden können.

Was passiert in SurvNet, wenn Daten in SORMAS gelöscht werden?

Wenn ein Fall in SORMAS gelöscht wird, wird diese Löschanfrage automatisch an SurvNet weitergegeben und mit dem nächsten Senden/Einlesen in SurvNet in Form des “Fall verwerfen” umgesetzt.

Ist es zwingend erforderlich, dass SurvNet oder andere Fachanwendungen vorhanden sind, um Fälle an die jeweiligen Landesstellen zu melden?

Das Projekt hat bereits alle Hersteller von IfSG Fachanwendungen frühzeitig angeschrieben, um die Schnittstellen gemeinsam zu ermöglichen. Einige Fachanwendungen sind diesbezüglich bereits weit fortgeschritten (z.B. Octoware und Äskulab). Das Projekt hat die Absicht zu allen IfSG Fachanwendungen dieselben Schnittstellenfunktionen zu ermöglichen wie mit SurvNet. Für die Pilotierung hat die Schnittstelle mit SurvNet Priorität, weil sie technisch die Basis für die anderen IfSG Fachanwendungen darstellt. Derzeit liegt kein Auftrag vor, dass SORMAS direkt an die SurvNet-Instanz der jeweiligen Landesbehörde übermittelt, daher ist im Gesundheitsamt eine lokale Installation von SurvNet oder einer anderen IfSG Fachanwendung ist erforderlich in die SORMAS die Daten zur überträgt, so dass von dort aus die Übermittlung an die Landesbehörde erfolgt.

Ist dann die Schnittstelle DEMIS-Survnet nicht mehr möglich? Also kommen Laborergebnisse ausschließlich durch DEMIS-SORMAS rein?

Die Meldungen kommen sowohl in der SurvNet-, als auch in der SORMAS-Instanz an. Die Meldungsbearbeitung sollte allerdings ausschließlich über SORMAS erfolgen.

Was ist mit dem DEMIS Import? Müssen wir da was machen?

Nein, der Anschluss erfolgt über den DEMIS Adapter, der von dem technischen Support durch die Firma Netzlink an die jeweilige SORMAS-Instanz angeschlossen wird. Der DEMIS-Adapter ist wichtig für das Absetzen von Meldungen, der Empfang dieser wird vom DEMIS-Importer unterstützt.

Ist es geplant, dass auch Abstrichzentren oder mobile Abstrichteams über SORMAS organisiert werden können?

Die Organisation in SORMAS für Abstrichzentren und mobile Abstrichteams steht auf der internen SORMAS-Wunschliste.

Kann man denn nicht automatisiert nur veränderte/neue Datensätze senden lassen?

Seit der Version 1.59 ist es möglich im Fallverzeichnis nach nicht übertragenen oder nach in der letzten Übertragung geänderten Fällen zu filtern. Diese Fälle können dann markiert werden und im Massenbearbeitungsmodus an SurvNet übertragen werden.

Ist eine Falldefinitionskategorie für Schnelltests vorgesehen?

Von Seiten des RKI gilt ein Schnelltest als labordiagnostischer Nachweis, weshalb der Fall in die Kategorie C-E, abhängig von den Symptomen, eingeordnet werden kann. Eine andere Möglichkeit der Handhabung wäre die Fälle solange als Fallkategorie 0 zu führen, bis das angeordnete PCR – Ergebnis vorliegt. Die Übermittlung von Fällen mit positivem Antigennachweis ist gemäß Falldefinition jedoch vorgesehen.

Wie kann man sehen, welche Fälle heute neu angelegt wurden oder verändert wurden?

Sormas bietet die Möglichkeit, die angezeigten Daten im Fallverzeichnis nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Unter anderem kann so auch nach neu angelegten Fällen über den Filter Meldedatum gesucht werden.

Erfolgt nach der Freischaltung der Schnittstellen generell die Arbeit über SORMAS oder betrifft dies nur COVID-19 Fälle?

SORMAS unterstützt das Fall- und Kontaktpersonenmanagement während der COVID-19-Pandemie, somit erfolgt für COVID-19 eine Bearbeitung ausschließlich über SORMAS und die angeschlossenen Schnittstellen. Für alle anderen meldepflichtigen Infektionskrankheiten wird weiterhin direkt SurvNet oder eine der anderen IfSG-Fachanwendungen zur Bearbeitung verwendet.

Welche Personendaten werden von SORMAS nach SurvNet übermittelt und sind diese verschlüsselt?

Es werden alle IfSG-relevanten Daten übermittelt, dabei werden personenbezogene Daten pseudonymisiert. Die Übertragung selbst erfolgt verschlüsselt.

Was passiert, wenn nach der Migration doch noch Fälle in SurvNet angelegt wurden?

Der Datensatz muss in SurvNet dann gelöscht und in SORMAS neu angelegt werden.

Welche Einschänkungen im Arbeitsablauf treten während der Aktivierung der Schnittstellen und der Migration der Daten von Survnet nach SORMAS ein?

Die Bearbeitung von COVID-Daten in SurvNet wird während und nach der Migration verhindert. Alle anderen Infektionskrankheiten können jedoch nach wie vor weiter bearbeitet und gemeldet werden. Die Arbeit in SORMAS soll während dieser Zeit unterbrochen und erst nach erfolgter Migration wieder aufgenommen werden.

Welche Datensätze werden bei der Umstellung auf SORMAS X mit gleichzeitiger Aktivierung der Schnittstellen von SurvNet nach SORMAS migriert? Nur die meldepflichtigen?

Die Migration berücksichtigt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze, nicht nur die meldepflichtigen Datensätze.

Was muss man in SORMAS eingeben, damit in SurvNet der Haken bei „Gesamtgenomsequenzierung“ gesetzt wird?

Im Falle einer Gesamtgenomsequenzierung wählen Sie dazu in der Probe für den Erregertest im Feld „Art des Tests“ den Wert „Gesamtgenomsequenzierung“ aus und geben die Typisierungs-ID sowie die getestete Krankheitsvariante an.

Dann wird in SurvNet das Häkchen gesetzt und die Referenzdefinition in SurvNet ist erfüllt.

Falls Sie Fragen haben, die hier nicht oder nicht ausreichend erklärt wurden, kontaktieren Sie uns gerne!