DOKUMENTE

Hier finden Sie Materialien zur Unterstützung bei der Nutzung von SORMAS-ÖGD, wie Anpassungen an den Server, Infos zu den Symptomtagebüchern oder den Rollenverteilungen. Wenn Sie etwas nicht finden, kontaktieren Sie uns bitte über unsere Supporthotline. Spezielle Schulungsunterlagen wie Kurzanleitungen oder Videos finden Sie unter dem Reiter Schulungsunterlagen

Anwender:innen

SORMAS ÖGD Handbuch

Das PDF-Handbuch inkl. Screenshots der Anwendung erklärt die ersten Schritte und grundlegenden Funktionen zu SORMAS ÖGD.
Dabei ergänzt es die Schulungen und Trainingsvideos und soll helfen, einen erfolgreichen Start in SORMAS ÖGD zu ermöglichen.

Falldefinition des RKI für SORMAS

SORMAS verwendet aktuell die COVID-19 Falldefinitionen des Robert-Koch Instituts (RKI).
Ursprünglich wurden die WHO-Falldefinitionen verwendet; da für die Übermittlung der Meldedaten durch die Gesundheitsämter jedoch die Kriterien des RKI erfüllt werden müssen, wurden diese kürzlich angepasst.
Somit wird fortan das Migrationskonzept der Falldefinitionskategorien des RKI angewandt.

Symptomtagebücher

Aktuell arbeitet das SORMAS-Team mit vielen Partnern an verschiedenen Schnittstellen zu weiteren digitalen Softwareanwendungen. Dazu gehören auch die Symptomtagebücher SORMAS-SB und Climedo. Diese sollen gemeinsam mit SORMAS die Nachverfolgung von Kontakten erleichtern. Sobald die externen Security Audits und Pilotierungen erfolgreich abgeschlossen sind, werden die Symptomtagebücher den Gesundheitsämtern zur Verfügung stehen. In unseren Infoblättern finden Sie alle wesentlichen Funktionen.

Infoblatt Symptomtagebuch SORMAS-SB

PDF-Infoblatt zum SORMAS-SB Symptomtagebuch.

SORMAS-SB

PDF-Handbuch für Teilnehmer

Infoblatt Symptomtagebuch Climedo

PDF-Infoblatt zum Climedo Symptomtagebuch.
Weitere Informationen zum Climedosymptomtagebuch finden Sie auf der Projektwebsite SORMAS@DEMIS. (hier klicken)

SORMAS-SB

PDF-Handbuch für Gesundheitsämter

Schnittstellen

Rollout SORMAS-X (Freischaltung der Schnittstellen)

Schnittstellenbeschreibungen

SORMAS-X Rollout Projektablauf

Übersicht Rollout Strategie – Projektablauf der SORMAS-X Schnittstellen Freischaltung zu SurvNet & Demis

Schnittstelle - DEMIS zu SORMAS

PDF-Dokumentation der Schnittstelle von DEMIS zu SORMAS.
Die Beschreibung der Schnittstelle DEMIS-SORMAS richtet sich an alle Gesundheitsämter, die SORMAS mit Schnittstellen einsetzen und Labormeldungen über die DEMIS-Schnittstelle in SORMAS einlesen.

Einführung SORMAS-X mit Schnittstellen

PDF-Dokumentation zur SORMAS-X Einführung. Wir empfehlen Ihnen dieses Dokument vor dem Rollout zu SORMAS-X mit Schnittstellen zu lesen

Schnittstelle - SORMAS zu SurvNet

PDF-Dokumentation der Schnittstelle von SORMAS zu SurvNet.
Die Beschreibung der Schnittstelle SORMAS zu SurvNet richtet sich an alle Gesundheitsämter, die SORMAS mit Schnittstellen einsetzen und Daten an SurvNet als Meldesystem gemäß des Infektionsschutzgesetzes zur weiteren Meldung an die Landesstelle übermitteln.

Datenbereinigung und -abgleich bei Import aus Survnet zu Sormas

In diesem PDF-Dokument wird die Datenbereinigung und der Datenabgleich bei einem Import aus SurvNet zu SORMAS beschrieben.

Schnittstelle - SORMAS zu SurvNet - Hospitalisierungen

PDF-Dokument mit detaillierter Beschreibung des Mappings von SORMAS nach SurvNet sowie Besonderheiten im Mapping mit Hinweisen zum Erfassen von Hospitalisierungen in SORMAS. Dieses Dokument wird in die derzeit in Überarbeitung befindliche SORMAS zu SurvNet Schnittstellendokumentation übernommen.

Datenbereinigung und -abgleich bei Import aus Survnet zu Sormas

In diesem PDF-Dokument wird die Datenbereinigung und der Datenabgleich bei einem Import aus SurvNet zu SORMAS beschrieben.

IfSG – bzw. SurvNet relevante Felder in SORMAS visuell dargestellt

Dieses Dokument bietet eine Übersicht über alle IfSG-relevanten Felder innerhalb einer Fallakte und in einem Cluster, die an SurvNet übertragen werden. Dazu sind auf Screenshots der SORMAS-Oberfläche alle übertragungsrelevanten Felder farbig markiert.

Administrator:innen

Adminhandbuch

Im Adminhandbuch inkl. Screenshots werden die Funktionen, die durch Administator:innen in SORMAS ausgeführt werden können, beschrieben. Neben den ersten Schritten wie z.B. dem Anlegen von Benutzern und dem Hinterlegen von Infrastrukturdaten wird das Vorgehen beim Import, Export, Massenbearbeitungsmodus und der Duplikaterkennung beschrieben. Dabei ergänzt es die Administrator:innen-Schulung und die Trainingsvideos und soll helfen, einen erfolgreichen Start in SORMAS ÖGD zu ermöglichen.

Einreisemodul Handbuch

Die aktuelle Version des Einreisemoduls in SORMAS bietet Benutzern die Möglichkeit Einreisen zu Personen zu erheben, diese Einreisen in Fälle zu konvertieren und die deutsche Einreiseanmeldung (DEA) als .csv-Dateien zu importieren. Im Folgenden soll diese vorläufige Version im Näheren erläutert werden.

Beschreibung Benutzerrollen​

In diesem PDF-Dokument werden die verschiedenen Benutzerrollen in SORMAS beschrieben.

Benutzerrollen​

SORMAS wird über verschiedene Benutzerrollen bedient. Jede Rolle ist individuell und hat unterschiedliche Funktionen und Berechtigungen. Um alle Funktionen auf einen Blick zu haben, finden Sie hier eine Übersicht im Excell-Format.

Anleitung Dokumentenvorlage​

Dokumentenvorlagen werden verwendet, um aus Daten, die in SORMAS eingegeben wurden, Dokumente zu erstellen. Diese Funktion wird unter anderem zur Erstellung von Quarantänebescheinigungen genutzt. Hier finden Sie eine Anleitung, wie diese Vorlagen erstellt werden. 

Konfigurationsmöglichkeiten für SORMAS Server

Nach der Installation eines SORMAS Servers können individuell Konfigurationen angepasst werden, um SORMAS benutzerdefiniert zu gestalten.
Die Konfigurationen im hier hinterlegten Dokument sind auf deutsche Systeme und vor allem das Hosting des Servers bei der Fa. Netzlink zugeschnitten.
Den generellen Guide finden sie auf GitHub. (hier klicken)

Importunterlagen

Importanleitung

Die PDF-Anleitung inkl. Screenshots erklärt wie ein erfolgreicher Import durchgeführt wird.

Beispiele für alle Importe

Eine Sammlung von CSV-Dateien für den Testimport mit fiktiven Daten bzgl. alle möglichen Importsituationen in SORMAS.

UTF-8-Konvertierung

Konvertierungstabelle mit Umlauten und Sonderzeichen in UTF-8 Standard.

Übersicht Pflichtangaben Importe

Die Datei bietet Ihnen eine Übersicht über die Datenfelder, die ausgefüllt werden müssen, um einen erfolgreichen Import zu erzielen.

Beispiel Proben Testergebnisse

Die Datei ist ein Beispiel wie mehrere Proben und Testergebnisse zu ein und demselben Fall angelegt werden.

SORMAS im Prozess

Containment sicher im Griff: Workflow optimieren mit SORMAS

Arbeitsteilung und kontrollierte Workflowprozesse haben viele Vorteile und können komplexe Arbeitsabläufe vereinfachen. Mit SORMAS können Sie ein Basis-Prozessmodell nutzen, das ein transparentes arbeitsteiliges Vorgehen im Kontaktpersonenmanagement erleichtert. Es ist in Zusammenarbeit mit dem Gesundheitsamt der Stadt Nürnberg und der TH Nürnberg entwickelt worden.

Die komplexen Aufgaben des Containments werden oft von wechselndem Personal bearbeitet. Hier bietet sich ein strukturiertes arbeitsteiliges Vorgehen nach dem Fließprinzip an: Alle Aufgaben werden in kleine überschaubare Teilaufgaben zerlegt, die rasch Schritt für Schritt abgearbeitet werden können. Der Gesamtprozess wird dadurch deutlich transparenter und damit leichter steuerbar.

Basierend auf den Erfahrungen des Gesundheitsamtes Nürnberg hat die Akademie für Öffentliches Gesundheitswesen in Kooperation mit der Stadt Nürnberg und der Technischen Hochschule Nürnberg ein Basis-Prozessmodell entwickelt, das Sie mit SORMAS nutzen können. Index- und Kontaktpersonen können in einem kontinuierlichen Workflow von Team zu Team weitergereicht werden. Jedes Team muss dabei nur auf relativ wenige Einzelaufgaben spezialisiert sein. Die Steuerung des Workflows erfolgt konsequent über die „Aufgaben“ in SORMAS und bleibt damit jederzeit nachvollziehbar. Das hat den Vorteil, dass neue Mitarbeitende nur Teile des Containmentprozesses im Detail erlernen müssen und daher schneller eingearbeitet werden können. Zudem ist zu jeder Zeit erkennbar, in welchem Aufgabenbereich wieviel zu tun ist, wo Engpässe bestehen und wo ggf. Personal benötigt wird.

Das Basis-Prozessmodell ist in detaillierten Schritten in einer umfassenden Dokumentation visuell dargestellt. Sie können sich interaktiv durch das Prozess-Modell bewegen und jeden Arbeitsschritt Klick für Klick in SORMAS nachvollziehen.  

Das Gesundheitsamt der Stadt Nürnberg hat diesen Prozess schon seit 2020 zunächst in einer eigenen Softwarelösung genutzt und im Juli 2021 mit der Übernahme der Daten dann auch in SORMAS umgesetzt. Seit August 2021 sind mehr als 6.500 Fälle und mehr als 7.700 KP-Situationen mit über 1.500 Ereignissen nach dem Fließprinzip in SORMAS bearbeitet worden. Dabei wurden über alle Teilschritte hinweg mehr als 45.000 Aufgaben generiert und vom Gesundheitsamt der Stadt Nürnberg bearbeitet und überwacht.

Die Aufteilung in detaillierte Arbeitsschritte ist nicht nur für große Gesundheitsämter, sondern auch für die Organisation des Containments in kleinen Ämtern geeignet. So wird das komplexe Arbeitsfeld Containment transparenter: Aufwände und Aktivitäten sind leichter steuerbar. Die interaktiven PDFs erklären Schritt für Schritt die Abläufe in den einzelnen Arbeitsschritte. Sie  eigenen sich z.B. für die Schulung der Mitarbeiter in den einzelnen Prozessteams.

Zur Historie der Prozessentwicklung finden sich weitere Details im Artikel „Wellenreiten im Gesundheitsamt – Digitaler Wandel im Corona-Containment“, Link: https://doi.org/10.1365/s40702-021-00735-x

Haben Sie Rückfragen zu dem Einsatz von SORMAS nach dem Fließprinzip, haben Sie im wöchentlich stattfindenden SORMAS-Erfahrungsaustausch die Möglichkeit, diese direkt an die Kolleg:innen aus dem Gesundheitsamt Nürnberg zu richten.